Афидевит как инструмент подтверждения фактов: когда он нужен и как его правильно оформить

В практике многих стран афидевит является юридически значимым документом, в котором лицо письменно удостоверяет некоторые факты под присягой. В последние годы украинцы все чаще сталкиваются с требованием предоставить афидевит при оформлении виз, иммиграционных процедур, подтверждения родственных связей, участия в иностранных судебных делах или даже в бытовых ситуациях за рубежом. Несмотря на то, что этот документ активно используется в США, Канаде, Великобритании, Австралии и других странах общего права, для большинства украинцев понятие «афидевит» остается непонятным: чем он отличается от заявления, приравнивается ли к нотариальному документу, имеющему юридическую силу и может ли быть доказательством по делу.

Редакция ИА «ФАКТ» обратилась к юристам адвокатского объединения «Репешко и партнеры», чтобы разобраться, что представляет собой афидевит, в каких случаях он нужен, как его правильно составлять и какова его юридическая сила.

Многие не знают, что именно кроется за загадочным словом «афидевит» иногда используя его не совсем верно. Это и неудивительно, ведь какой-то отдельной нормы закона или подзаконного акта, которая определяла бы это понятие в украинском законодательстве, просто не существует. Это объясняется тем, что в нашей стране данный документ использования почти нет, но уже многие наши граждане столкнулись с ним за последние три года именно за границей.

Приведем пример: гражданка Украины, выехав весной 2022 года за границу под временную защиту в Германию, встретила свою любовь – истинного арийца с большим сердцем и еще большим домом. В перечне документов, которые необходимо представить для регистрации брака, есть справка из украинского отдела регистрации актов гражданского состояния, о том, что украинка не состоит сейчас в браке. У многих наших беженцев эту справку требовал Джобцентр для правильного начисления помощи как одинокому лицу, не состоящему в зарегистрированном браке. В некоторых официальных органах просили предоставить такую справку дополнительно к решению суда о расторжении предыдущего брака. Однако дело в том, что украинские ЗАГСы таких справок никогда не выдавали, не выдают и выдавать не могут, ведь цифровизация еще не столь вошла в нашу жизнь. Брак мог быть заключен за границей в другой стране, при СССР, часть территории Украины находится под оккупацией уже десять лет и существует еще множество других нюансов.

Именно в таких случаях на помощь и приходит афидевит, являющийся письменным торжественным заявлением о наличии или отсутствии определенных фактов (событий), имеющих юридическое значение. В толковании данного документа указано то, что отличает его от других документов аналогичного типа — торжественность. При этом что именно должно представлять собой торжество и в чем оно должно выглядеть никакого разъяснения также не существует. Тем более странно выглядит такая формулировка, ведь с афидевитом работают нотариусы, работа которых ну никак не соотносится с торжеством – рутина, обыденность, бумажки. В этом случае, скорее всего, подразумевалось то, что это не просто заявление, а юридически весомый и важный документ. Но если посмотреть с другой стороны, то для каждого гражданина любое заявление значимо и важно. Имеем в виду, что это не что иное, как просто заявление.

Документом, где само понятие афидевит, является разъяснение Министерства юстиции Украины относительно нотариального оформления от имени граждан, предприятий, учреждений и организаций Украины документов, предназначенных для действия за рубежом от 01.02.1998 года.  Именно в нем указано, что, как правило, документы, составленные с соблюдением требований иностранного права, своей необычной юридической терминологией и использованием юридических формул существенно отличаются от
документов, принятых в правовом обращении Украины.  В частности, они могут иметь необычные заголовки (например, афидевит, сертификат, ретейнер, полномочия, дед и т.д.), содержать Афидевит — письменное торжественное заявление.

В дальнейшем в игру вступает статья 34 Закона Украины «О нотариате», в которой в перечень действий, совершаемых нотариусами, входит удостоверение подлинности подписи на документах.

Через афидевит можно легализовать следующие документы:

• паспорт;
• медицинские справки (справка о прививках, больничный лист и т.д.)
• документы компании (протокол, доверенность на фирменном бланке компании, договор);
• справки, переведенные на иностранный язык;
• справки из Государственного реестра прав на недвижимое имущество;

• выдержка о несудимости из Действия;
• справка о штрафах за нарушение правил дорожного движения;
• документы без печатей или подписей (например, печатные электронные справки).

Следовательно, данная процедура используется тогда, когда для зарубежного использования требуется документ, по закону невозможно легализовать или апостилировать. Фактически через афидевит идет апостилирование документа.

Используя именно афидевит можно подтвердить следующие факты:

• что лицо не состоит в браке;
• источники финансирования;
• опыт работы;
• место жительства человека;
• содержание ребенка;
• родственные связи.

Оформляют афидевиты государственные и частные нотариусы. При этом следует обратить внимание на то, что нотариусы свидетельствуя о подлинности именно подписи, не удостоверяют факты, изложенные в документе, а лишь подтверждают, что подпись сделана определенным лицом. Афидевит пригодится, если по закону на документ невозможно поставить апостиль; иностранное представительство отказывает в принятии документов без легализации; потеря времени и денег на попытки переработать документы.

Как правило, афидевит содержит следующие элементы:

• информацию о лице, дающем письменные показания: имя, адрес места жительства, профессия и т.п.;
• утверждение о фактах;
• клятву (подтверждение) от имени лица, все изложенное в афидевите – правда;
• подпись лица и дату составления афидевита;
• подтверждение нотариуса или другого уполномоченного лица, что документ подписан автором афидевита, которого еще называют афиантом, в его присутствии и с соблюдением надлежащих формальностей.

В то же время, к афидевиту могут быть добавлены официальные документы, письма, квитанции, их копии и другие источники информации, о которой говорится в афидевите. Документы (письма, фотографии, квитанции и др.), прилагаемые к афидевиту в подтверждение изложенных в нем фактов, подшиваются перед афидевитом.  Согласно требованиям некоторых стран, наличие этих приложений должно быть оговорено в удостоверительной надписи.

Следует иметь в виду, что документ, предназначенный для действия за границей, излагается на украинском языке.  По просьбе граждан может быть оформлен его перевод на иностранный язык по правилам удостоверения верности перевода документа с одного языка на другой. При оформлении документов, предназначенных для действия за границей, нотариусы должны учитывать некоторые особенности их составления и оформления.  В частности, в афидевитах кроме фамилии, имени и отчества, которые должны быть записаны согласно паспорту, может быть также указано, под какой фамилией, именем гражданин является известным в иностранном государстве.  Например, Фома Иван Васильевич, известный как Джон Фома.

Обращаем внимание, что афидевит, составленный на территории Украины, с целью использования их на территории других государств требует процедуры легализации. При этом нотариусы не имеют права свидетельствовать о подлинности подписи физического лица на документе, в котором утверждаются обстоятельства, право удостоверения которых принадлежит только соответствующему государственному органу, например: время рождения, брака, смерти, наличие болезни, инвалидности, право собственности на имущество и т.д. Подлинность подписи на таком документе может быть удостоверена в случае, если документ предназначен для представления в компетентные органы другого государства.

В целях удостоверения подлинности подписи на афидевите лицо должно обратиться в любую государственную нотариальную контору или в частный нотариус со следующими документами:

• документом, удостоверяющим личность (паспорт гражданина Украины или другой документ, удостоверяющий личность, предусмотренный Законом Украины «О Едином государственном демографическом реестре и документы, подтверждающие гражданство Украины, удостоверяют лицо или его специальный статус»);
• документами (письма, фотографии, квитанции, справки, подъемники и т.п.), которые будут подшиты к афидевиту.

Удостоверение подлинности подписи лица является платной услугой. Если вы обратитесь к частному нотариусу, размер платы будет определяться по договоренности сторон, тогда как государственные нотариусы за совершение нотариальных действий взимают государственную пошлину и взимают плату за предоставление дополнительных услуг правового характера, не связанных с совершаемыми нотариальными действиями, а также технического характера.

Важно то, что составление афидевита требует особого внимания именно со стороны лица, которое намерено его подписать. Дело в том, что для многих нотариусов это экзотическая услуга. Кто сразу откажется от данного действия, а кто согласится составить заявление, не имея соответствующего опыта. Советуем найти именно того нотариуса, который уже не раз составлял этот документ, ведь неправильно оформленный афидевит может быть отклонен в стране назначения.

Также рекомендуем заранее выяснить, какие именно требования предъявляет страна к афидевиту, чтобы он, безусловно, был принят соответствующими государственными органами. Каждая страна имеет свои особенности в тексте и порядке подачи документов. Например, в Испании и Италии иногда дополнительно требуется переведенная и заверенная копия.

И в заключение – внимательно проверяйте сроки действия документов! Например, справка о несудимости имеет ограниченный срок действия (обычно 90 дней), а выписка из государственного реестра недвижимого имущества почти годовой давности будет недействительной. Чтобы не перерабатывать все снова, тратя время и средства, лучше позаботьтесь о действующей справке, которая гарантированно доедет до места назначения свежей.