У 2025 році нотаріальна діяльність в Україні зберігає свою важливу роль у забезпеченні юридичної визначеності та захисту прав громадян і бізнесу, однак працює в середовищі, яке кардинально відрізняється від довоєнного. Війна змінила не лише технічні та організаційні умови роботи, а й саму логіку надання послуг: нотаріуси змушені поєднувати суворе дотримання правових процедур з адаптацією до непередбачуваних обставин, обмежень безпеки та швидкоплинних змін у законодавстві. Від безпечного зберігання архівів до відновлення доступу до державних реєстрів, від роботи у прифронтових зонах до впровадження цифрових сервісів — кожен аспект діяльності перебудовано з урахуванням воєнної реальності. У цих умовах нотаріат залишається одним з небагатьох інститутів, який продовжує діяти системно та безперервно, забезпечуючи правову стабільність у ситуаціях, коли інші процеси можуть бути зупинені.
Єдиний реєстр довіреностей: як працюватиме нова система, її переваги та ризики
В Україні нотаріальні послуги традиційно супроводжуються великим обсягом паперової роботи, а перевірка справжності довіреностей вимагає часу та особистого звернення до нотаріуса. Це створювало простір для зловживань і затягувало вирішення юридичних питань. Проте 14 серпня 2025 року Кабінет Міністрів ухвалив рішення, яке має докорінно змінити цю практику — затвердив Положення про Єдиний реєстр довіреностей, інтегрований до державної електронної системи е-нотаріату. Відтепер перевірити довіреність можна буде миттєво, за допомогою QR-коду у застосунку «Дія».
Це рішення переводить перевірку нотаріальних документів у миттєвий онлайн-режим і підсилює електронний контур нотаріальних дій. Нова модель спирається на чинну архітектуру е-нотаріату та визначає чіткі правила реєстрації, внесення змін, припинення дії довіреностей, формування витягів і доступу користувачів до відомостей. Це спрощує повсякденні юридичні процеси та звужує простір для шахрайських схем. Водночас воно змінить підхід як до оформлення, так і до контролю за довіреностями.
Суть реформи зрозуміла з ролей та функцій учасників процесу. Міністерство юстиції виступає держателем і нормативним адміністратором реєстру, забезпечуючи організацію і правила доступу. Нотаріуси виконують функцію реєстраторів: вони вносять відомості про довіреності та їхні дублікати, фіксують припинення дії, завантажують скановані копії документів і несуть відповідальність за коректність записів. Сам реєстр є частиною державної електронної системи е-нотаріату і виступає єдиним джерелом інформації щодо наявності, чинності та історії змін конкретної довіреності.
Найпомітнішою зміною для громадян і бізнесу буде спосіб перевірки документів. Кожна довіреність супроводжуватиметься можливістю миттєвої перевірки: достатньо відсканувати QR-код через застосунок «Дія», щоб дізнатися, чи існує запис у системі е-нотаріату і який статус має документ. Якщо хоча б одна зі сторін надає згоду, можна буде отримати електронну копію довіреності. Це важливо під час дистанційних правочинів або перевірки повноважень контрагентів у термінових ситуаціях. Механізм QR-верифікації працює швидко, не потребує додаткових інтеграцій і переносить ключову перевірку з кабінетів і телефонних дзвінків у зручний для користувача цифровий сценарій.
Практичний ефект для ринку можна побачити одразу в кількох площинах. По-перше, пришвидшується обіг документів: там, де раніше чекали підтвердження й витрачали час на паперову логістику, перевірка тепер займає секунди, а підготовка до угод спирається на єдину прозору базу. По-друге, скорочується поле для підробок: підробленій довіреності складно пройти перевірку у публічному цифровому сервісі, а спроби маніпуляцій легко відстежуються. По-третє, підвищується захищеність добросовісних сторін: контрагенту простіше довести свої повноваження, а стороні, яка перевіряє, — зафіксувати факт належного огляду документа без звернення до посередників.
Разом з тим, цифровізація приносить і нові виклики. Захист персональних даних виходить на перший план: у реєстрі зберігатиметься чутлива інформація про сторони, обсяг повноважень і строк дії документів. Тому адміністратору та держателю системи потрібні зрілі процедури кіберзахисту, аудит доступів і контроль за тим, щоб інформація передавалася лише в межах наданих згод і законних підстав.
Технічна стабільність сервісу також є критичною важливою, бо збої чи перевантаження не повинні зупиняти юридичні процеси, а нотаріуси та користувачі мають мати чіткі інструкції на випадок тимчасової недоступності системи. Ще одним фактором є цифрова нерівність: не всі користувачі однаково впевнено працюють з мобільними сервісами, тому в перехідний період важливо зберегти альтернативні канали перевірки.
Особливої уваги в цій новації потребує нотаріальна спільнота, адже саме від узгодженості її дій залежить стабільність правової системи та довіра суспільства до офіційних процедур. Стандарти внесення записів, визначені строки їх актуалізації, уніфіковані правила формування витягів, а також чіткий порядок фіксації припинення дії довіреності мають застосовуватися однаково для всіх учасників професійної спільноти. Лише дотримання єдиних підходів дає можливість забезпечити цілісність та узгодженість даних у державних реєстрах, а також створити прозорі умови для роботи з документами.
Встановлення централізованих правил зменшує ризики розбіжностей у практиці, що виникають через різне трактування норм, і водночас відкриває шлях до подальшого розвитку цифрових сервісів — від автоматизованих перевірок у банківських транзакціях до впровадження повноцінних безпаперових процесів у сфері державних послуг.
Для громадян і бізнесу такі зміни мають безпосереднє прикладне значення, адже тепер перевірити чинність документа можна ще до підписання договору та в процесі його виконання, не покладаючись на ненадійні копії чи усні запевнення. Якщо довіреність відсутня у реєстрі або її дія офіційно припинена, це є чітким сигналом негайно призупинити операцію та звернутися до нотаріуса, який її посвідчував, для уточнення обставин.
У випадках, коли сторони погоджуються надати електронну копію, її наявність у цифровому архіві значно полегшує ідентифікацію змісту документа, усуває двозначності щодо обсягу наданих повноважень та строків їх дії, а також знижує ризик виникнення спорів. QR-верифікація не підміняє роботу нотаріуса, однак стає дієвим додатковим інструментом перевірки, доступним у будь-який момент, що підвищує рівень безпеки правочинів і зручність для користувачів.
Отже, Єдиний реєстр довіреностей у поєднанні з е-нотаріатом і мобільною перевіркою є зміною стандарту взаємодії з нотаріальними документами. Очікуваними позитивними наслідками є зменшення шахрайства, пришвидшення угод і підвищення прогнозованості юридичних процесів. Разом з тим, держава і професійна спільнота мають інвестувати у захист даних, підтримку стабільності сервісів і навчання користувачів, щоб нові можливості були безпечними й доступними для всіх.
Нотаріальна статистика 2025 року: що показують цифри і як змінюється поведінка українців
Запровадження Єдиного реєстру довіреностей стало важливим кроком у цифровізації нотаріальних процесів і підвищенні прозорості угод. Однак для того, щоб зрозуміти, як ці технологічні новації вписуються у загальну картину, варто подивитися на живу статистику — на те, які нотаріальні дії найчастіше здійснюють громадяни і як змінюється структура попиту. Дані Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів за перше півріччя 2025 року дають красномовну картину.
За шість місяців в Україні використали 3,44 мільйона нотаріальних бланків. Це на 5% менше, ніж за аналогічний період торік, і на чверть менше, ніж у першому півріччі 2021-го. На перший погляд, зниження не виглядає драматичним, але якщо подивитися на окремі сегменти, картина набуває цікавих відтінків. Варто пам’ятати, що на одну дію або договір може знадобитися більше одного бланка, тож реальна кількість нотаріальних угод менша за кількість використаних форм.
Лідером за популярністю залишається оформлення спадщини. За пів року видано 495 тисяч свідоцтв про право на спадщину — лише на 5% менше, ніж торік, і навіть більше, ніж у довоєнному 2021 році. Ця стабільність пояснюється тим, що оформлення спадщини — не справа вибору, а законодавчий обов’язок із чіткими строками, який не можна відкласти навіть у складні часи. Це показує, що, попри війну та економічні коливання, українці прагнуть юридично оформлювати перехід майна між поколіннями.
Другою ключовою тенденцією стало зростання операцій із землею. За перше півріччя відчужено 424 тисячі земельних ділянок — майже на третину більше, ніж у 2021 році. Це зростання може бути наслідком як внутрішніх переміщень, коли власники змінюють місце проживання і конвертують активи, так і прагнення зберегти капітал у більш стійких формах. На цьому тлі ринок іншої нерухомості виглядає стриманішим: 402,7 тисячі операцій — на 17% менше, ніж до початку повномасштабної війни. Люди обережніше продають чи купують житлові та комерційні об’єкти, що цілком зрозуміло в умовах невизначеності.
Варто звернути увагу й на інші сегменти. Довіреності та заяви займають найбільшу частку у загальній структурі — 636,6 тисячі та 623 тисячі відповідно. Це підтверджує, що інститут представництва й далі активно використовується, а запуск електронного реєстру довіреностей лише посилить цю тенденцію. Договори відчуження землі та іншої нерухомості разом становлять близько чверті всіх бланків, зберігаючи вагу майнових угод у нотаріальній практиці.
Натомість кількість заповітів помітно зменшилася — 58,1 тисячі бланків, що на 15% менше, ніж торік. Причини можуть бути різними: від уже оформлених раніше документів, які залишаються чинними, до психологічного відкладання таких рішень під час війни. Ще більш різке падіння спостерігається у сфері шлюбних договорів — лише 3,5 тисячі за пів року, що майже вдвічі менше від довоєнних показників. Це свідчить про те, що формалізація майнових відносин у шлюбі нині не є пріоритетом для більшості пар.
Є й технічні деталі, які заслуговують уваги. За пів року зіпсовано майже 80 тисяч бланків, а також зафіксовано п’ять випадків викрадення. Хоча ця цифра набагато менша, ніж у 2021-му (тоді було 660 викрадень), вона вища за показники 2024 року, коли таких інцидентів був лише один. У мирний час подібні випадки вже вважалися б тривожним сигналом, а в умовах війни потребують особливої обережності, адже навіть кілька викрадених бланків можуть стати інструментом для шахрайських схем.
Аналіз цієї статистики показує, що нотаріальна сфера переживає період адаптації. Окремі сегменти, наприклад, спадкові та земельні операції, залишаються стійкими або зростають, відображаючи життєві потреби та економічні рішення громадян. Інші — як заповіти чи шлюбні договори — скорочуються, що може свідчити про зміну пріоритетів і настроїв у суспільстві. На тлі цих процесів технологічні інновації, зокрема Єдиний реєстр довіреностей, набувають особливого значення: вони не лише спрощують перевірку документів, а й підвищують рівень довіри до системи, що особливо важливо, коли кожна угода чи дія може мати значні фінансові наслідки.
Робота нотаріусів у 2025 році: вплив війни, зміни процедур і основні труднощі
Під час війни українські нотаріуси продовжують свою роботу, аби громадяни мали змогу оформляти довіреності, заповіти, спадкові справи та інші документи, що мають юридичну силу. І державні, і приватні нотаріуси працюють та вчиняють невідкладні нотаріальні дії, крім територій, де це неможливо через бойові дії.
Проте воєнний контекст прямо впливає на повноваження та порядок роботи нотаріусів. З лютого–березня 2022 року діє спеціальний режим, закріплений постановами уряду № 164 і № 209, які визначили тимчасові правила вчинення нотаріальних дій. Головною ідеєю цих нормативних рішень є збереження доступу до послуг, зменшивши формальні вимоги рівно настільки, щоб не порушувати базові принципи законності.
Через блокування поставок спеціальних бланків нотаріальних документів зараз дозволено посвідчувати довіреності і заповіти, а також засвідчувати справжність підписів на звичайному папері. У 2025 році ця можливість зберігається, але з безумовним дотриманням реєстраційної дисципліни: записи про такі дії вносяться до відповідних державних реєстрів, а якщо доступу немає — дані подаються протягом п’яти робочих днів після відновлення роботи систем.
Реєстраційні операції щодо юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців і нерухомості в окремих випадках здійснюють виключно державні реєстратори. Для приватної практики це означає перерозподіл робочого часу на спадкові справи, довіреності, засвідчення підписів, а також постійне планування з урахуванням обмежень доступу до реєстрів і логістики документів.
На безперервність роботи нотаріусів впливають такі фактори як безпека та доступність інфраструктури. У прифронтових та обстрілюваних районах офіси доводиться переміщати, архіви — евакуйовувати, а прийом вести в укорочених вікнах часу. Коли доступ до функціонуванні державних реєстрів обмежено або атаковано, дії фіксуються на папері з наступним оцифруванням і внесенням до реєстрів у визначені строки. Це є реальним ризиком виникнення затримок і помилок, який доводиться гасити організаційною дисципліною. Саме тому одночасно з пом’якшенням формальних вимог було збережено жорстку прив’язку до реєстрів: записи мають з’являтися в державних базах, щоб підтверджувати чинність та історію документів.
Ще однією важливою обставиною є зростання кількості клієнтів, які оформлюють спадщину, відчужують земельні ділянки чи іншу нерухомість у максимально стислі терміни. Причинами таких звернень найчастіше стають вимушений переїзд, мобілізація або зміна місця проживання через небезпеку або руйнування житла. Це призводить до нерівномірного розподілу навантаження: в окремі періоди попит на нотаріальні послуги зростає настільки, що час очікування на прийом збільшується в рази, навіть якщо нотаріуси працюють у посиленому режимі.
Водночас цифрові інструменти, впроваджені ще до війни, почали активно використовуватися у щоденній практиці. Дистанційні консультації, електронна ідентифікація клієнтів та онлайн-перевірка документів стали необхідними інструментами для обслуговування громадян, які фізично не можуть бути присутніми під час вчинення нотаріальних дій. Проте така цифровізація вимагає від нотаріусів не лише базових навичок користування новими сервісами, а й ґрунтовних знань у сфері кібербезпеки, адже обробка конфіденційної інформації в умовах війни супроводжується підвищеними ризиками несанкціонованого доступу або втрати даних.
Сукупність цих факторів формує нову реальність для професії, де нотаріуси працюють у середовищі постійної нестабільності. Водночас вони повинні забезпечувати точність і законність кожної дії, а також дотримуватися чітких правових норм, які змінюються на ходу, та оперативно реагувати на непередбачувані обставини.
Слід зазначити, що під час війни функції нотаріуса у визначених випадках можуть виконувати інші уповноважені особи, щоб громадяни не втрачали можливості оформити довіреність чи заповіт у ситуаціях, коли фізично звернутися до нотаріальної контори неможливо. У військових частинах це право мають командири або уповноважені ними особи, з обов’язковою подальшою реєстрацією документів у державних системах. У селах, де немає нотаріуса, такі дії здійснюють визначені посадові особи органів місцевого самоврядування. У дипломатичних і консульських установах України за кордоном громадяни зберігають можливість отримати повний спектр нотаріальних послуг.
Стаття 40 Закону «Про нотаріат» передбачає перелік посадових осіб і фахівців, посвідчення заповітів та довіреностей якими прирівнюється до нотаріальних у виняткових умовах. Серед них — керівники медичних закладів і їхні заступники, чергові лікарі стаціонарів, начальники госпіталів, директори будинків для осіб похилого віку та людей з інвалідністю, капітани морських і річкових суден під українським прапором, начальники установ виконання покарань. Такий порядок не змінює змісту нотаріальних дій, але забезпечує їх доступність у випадках, коли війна робить звичний шлях до нотаріуса неможливим.
Отже, війна поставила нотаріат у ситуацію постійної перевірки на здатність працювати без опори на стабільність. Це середовище, де немає «стандартного дня» і де навіть дрібний збій — від короткочасної відсутності доступу до реєстру до зміни формулювання нормативної норми — здатен зрушити весь ланцюг дій. Робота нотаріусів перетворилася на безперервне балансування між вимогами закону та практичними можливостями їх виконати в реальних обставинах. Їм доводиться діяти в середовищі, де кожна помилка може мати вкрай серйозні наслідки для людей та їх майна.
