Новий проєкт МЗС: українці за кордоном можуть подавати документи на нотаріальні дії онлайн через “е-Консул”

Для мільйонів українців, які змушені були залишити країну через війну, доступ до нотаріальних послуг за кордоном є не тільки питанням зручності, але й життєвою необхідністю. Оформлення довіреності, підтвердження родинних зв’язків, подання заяв до державних органів в Україні — все це потребує нотаріального засвідчення. І якщо раніше це означало черги, подорожі та паперову тяганину, то відтепер процедура істотно змінюється.

1 липня 2025 року Міністерство закордонних справ України офіційно запустило пілотний проєкт цифрового нотаріату в 40 дипломатичних установах по всьому світу. Цей проєкт передбачає автоматизовану подачу документів для нотаріальних дій через спеціальну електронну систему «е-Консул». Послуга реалізована за підтримки міжнародних партнерів, зокрема Програми розвитку ООН в Україні.

За словами заступника міністра Андрія Сибіги, головна мета — зробити консульські послуги доступними, простими та технологічно зручними для кожного громадянина України, який перебуває за межами країни. Ідеться не просто про сервіс, а про відчуття турботи з боку держави, навіть на великій відстані.

Раніше оформлення нотаріальної дії в консульстві вимагало обов’язкової присутності. Громадянин мусив прибути до установи, принести всі документи в паперовому вигляді, написати заяву вручну, погодити з консулом текст довіреності чи іншого документа, оплатити консульський збір — часто окремо через банк або пошту — і лише потім отримати засвідчений документ. У випадках, коли щось було не так — не вистачало документа або текст потребував редагування — людині доводилося повертатися в інший день. Це означало втрати часу, коштів і фізичних зусиль. Особливо складно це було для тих, хто проживає далеко від посольства, має малих дітей або обмежені ресурси.

Тепер все змінилося. Громадяни зможуть подати заяву на вчинення нотаріальної дії через електронну систему е-Консул, не виходячи з дому. Доступ до системи надається через персональний електронний кабінет заявника. Людина завантажує необхідні документи в електронному форматі, обирає тип нотаріальної дії (наприклад, довіреність чи нотаріальну заяву), а також прикріплює зразок бажаного документа, якщо він у неї є.

Система е-Консул самостійно перевіряє комплектність поданих матеріалів. У випадку, якщо щось не відповідає вимогам — система надсилає повідомлення з чітким переліком недоліків і вказівками, як їх усунути. Якщо все заповнено правильно, консульський працівник дистанційно обробляє подані документи. Далі заявник отримує підтвердження про готовність оформити документ і повідомлення про необхідність сплати консульського збору.

Після цього заявник записується в електронну чергу — е-Чергу — на конкретну дату й час. До дипломатичної установи він приходить лише один раз — щоб особисто підписати нотаріальний документ, який уже перевірено, погоджено та підготовлено. Після цього консул вносить інформацію до реєстру нотаріальних дій і видає людині вже оформлений, дійсний документ.

Ця система — результат тривалого процесу цифровізації консульських послуг, який реалізується МЗС протягом кількох років. Нова модель суттєво зменшує час обробки запиту, зменшує ризик людських помилок і дає громадянам більше передбачуваності й зручності.

Пілотний проєкт охоплює 40 дипломатичних установ України за кордоном. Серед них — посольства України в Австралії, Алжирі, Анголі, Аргентині, Ботсвані, В’єтнамі, Гані, Ефіопії, Індії, Індонезії, Катарі, Кенії, Китаї (включаючи Генеральні консульства у Гуанчжоу та Шанхаї), Демократичній Республіці Конго, Республіці Корея, Кот-д’Івуарі, Кубі, Кувейті, Латвії, Малайзії, Марокко, Мексиці, Мозамбіку, ОАЕ, Омані, Південно-Африканській Республіці, Перу, Руанді, Саудівській Аравії, Сенегалі, Сінгапурі, Таїланді, Тунісі, Чилі, Японії, а також Генконсульства України в Мілані, Гамбурзі та Гданську.

Всі інструкції для персоналу вже надіслані, система готова до роботи, а консульські працівники — до обслуговування заявників. Водночас МЗС передбачило механізм зворотного зв’язку: будуть збиратися коментарі, скарги, пропозиції щодо покращення функціоналу, з метою оптимізації платформи перед її масштабуванням на всі дипломатичні представництва.

Офіційна інформація про нову послугу, а також відповіді на поширені запитання, доступна на сайтах посольств і на ресурсах Департаменту консульської служби МЗС. Там можна дізнатися, які саме нотаріальні дії вже доступні онлайн, які документи необхідні та як правильно оформити звернення. Цей проєкт є першим етапом запровадження цифрового нотаріату, і надалі його мають намір розширювати.