В Украине завершается период оцифровки трудовых книжек истекает пятилетний переходный период, в течение которого данные из бумажных трудовых книжек должны быть внесены в Реестр застрахованных лиц. Это необходимо для ведения электронного учета трудовой деятельности и упрощения процедуры назначения пенсий.
Электронную трудовую книжку в Украине ввели в 2021 году. Согласно действующему законодательству переходный период для переноса сведений из бумажных трудовых книжек в Реестр застрахованных лиц завершается 10 июня 2026 года. В реестре хранятся цифровые данные о принятии на работу, переводе, увольнении и других изменениях, связанных с трудовой деятельностью работника.
В Пенсионном фонде объясняют, что оцифровка трудовой деятельности в дальнейшем даёт. После внесения данных в электронную систему бумажную трудовую книжку возвращают работнику под подпись для дальнейшего хранения. Работодатель после этого не обязан держать ее у себя.
Сканкопии трудовой книжки может представить как работодатель, так и сам работник. Сделать это можно через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Также документы принимаются лично в сервисных центрах ПФУ. Подать трудовую книжку на оцифровку можно и из-за границы через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда — portal.pfu.gov.ua.
Сканкопии должны быть сделаны в цвете из оригиналов документов. Изображения должны быть четкими, с полностью отсканированными страницами и всем текстом, реквизитами, в частности, названием, серией и номером, датой выдачи, печатями, подписями, фамилией, именем и отчество владельца.
Файлы необходимо хранить в форматах JPG или PDF. Размер каждого файла не должен превышать 1 МБ. Рекомендуемое качество сканирования составляет 300 dpi для обеспечения достаточной детализации документов.
Сканировать нужно все страницы трудовой книжки, а также документы, подтверждающие стаж. Это особенно важно для подтверждения периодов страхового стажа до 1 января 2004, ведь до этой даты стаж подтверждается именно бумажными документами. Вместе с трудовой книжкой рекомендуют подавать также документы об образовании, военном билете, свидетельствах и других бумагах, которые могут подтверждать трудовой стаж.
Штрафы за неоцифрованную трудовую книжку не предусмотрены. В будущем отсутствие цифровых данных может осложнить подтверждение стажа и оформление пенсии. Если трудовая книжка потеряна, повреждена или в ней есть ошибки, для подтверждения стажа могут потребоваться дополнительные документы или обращения в архивные учреждения.
В Пенсионном фонде отмечают, что если трудовую книжку не оцифровать до 10 июня 2026 года, страховой стаж не исчезает. Однако бумажные документы могут потребоваться для подтверждения отдельных периодов работы, в первую очередь тех, которые были до 1 января 2004 года.
Если работодатель или работник не успели оцифровать бумажную трудовую книжку, например из-за того, что человек не работал последние пять лет или по другим уважительным причинам не мог. позже. Бумажные документы разрешено сканировать в любое удобное для человека время или при обращении в Пенсионный фонд по назначению пенсии.
