В Україні завершується період оцифрування трудових книжок спливає п’ятирічний перехідний період, протягом якого дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Це необхідно для ведення електронного обліку трудової діяльності та спрощення процедури призначення пенсій.
Електронну трудову книжку в Україні запровадили у 2021 році. Відповідно до чинного законодавства, перехідний період для перенесення відомостей із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб завершується 10 червня 2026 року. У реєстрі зберігаються цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни, пов’язані з трудовою діяльністю працівника.
У Пенсійному фонді пояснюють, що оцифрування трудової діяльності надалі дасть змогу автоматично призначати пенсію. Після внесення даних до електронної системи паперову трудову книжку повертають працівнику під підпис для подальшого зберігання. Роботодавець після цього не зобов’язаний тримати її у себе.
Сканкопії трудової книжки може подати як роботодавець, так і сам працівник. Зробити це можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Також документи приймають особисто у сервісних центрах ПФУ. Подати трудову книжку на оцифрування можна й з-за кордону через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду — portal.pfu.gov.ua.
Сканкопії мають бути зроблені в кольорі з оригіналів документів. Зображення повинні бути чіткими, із повністю відсканованими сторінками та всім текстом, реквізитами, зокрема назвою, серією та номером, датою видачі, печатками, підписами, прізвищем, ім’ям та по батькові власника.
Файли необхідно зберігати у форматах JPG або PDF. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб забезпечити достатню деталізацію документів.
Сканувати потрібно всі сторінки трудової книжки, а також документи, які підтверджують стаж. Це особливо важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року, адже до цієї дати стаж підтверджується саме паперовими документами. Разом з трудовою книжкою рекомендують подавати також документи про освіту, військовий квиток, свідоцтва та інші папери, які можуть підтверджувати трудовий стаж.
Штрафів за неоцифровану трудову книжку не передбачено. Водночас у майбутньому відсутність цифрових даних може ускладнити підтвердження стажу та оформлення пенсії. Якщо трудову книжку втрачено, пошкоджено або в ній є помилки, для підтвердження стажу можуть знадобитися додаткові документи або звернення до архівних установ.
У Пенсійному фонді наголошують, що якщо трудову книжку не оцифрувати до 10 червня 2026 року, страховий стаж не зникає. Однак паперові документи можуть знадобитися для підтвердження окремих періодів роботи, насамперед тих, що були до 1 січня 2004 року.
Якщо роботодавець або працівник не встигли оцифрувати паперову трудову книжку, наприклад через те, що людина не працювала останні п’ять років або з інших поважних причин не могла звернутися до ПФУ чи самостійно подати документи, зробити це можна буде пізніше. Паперові документи дозволено сканувати у будь-який зручний для людини час або під час звернення до Пенсійного фонду за призначенням пенсії.
