Афідевіт як інструмент підтвердження фактів: коли він потрібен і як його правильно оформити

У практиці багатьох країн афідевіт є юридично значущим документом, у якому особа письмово засвідчує певні факти під присягою. В останні роки українці дедалі частіше стикаються з вимогою надати афідевіт під час оформлення віз, імміграційних процедур, підтвердження родинних зв’язків, участі у закордонних судових справах або навіть у побутових ситуаціях за кордоном. Попри те, що цей документ активно використовують у США, Канаді, Великобританії, Австралії та інших країнах загального права, для більшості українців поняття «афідевіт» залишається незрозумілим: чим він відрізняється від заяви, чи прирівнюється до нотаріального документа, яку має юридичну силу й чи може бути доказом у справі.

Редакція ІА «ФАКТ» звернулася до юристів адвокатського об’єднання «Репешко і партнери», щоб розібратися, що являє собою афідевіт, в яких випадках він потрібен, як його правильно складати та яка його юридична сила.

Багато хто не знає, що саме криється за загадковим словом «афідевіт» іноді використовуючи його не зовсім вірно. Це й не дивно, адже якоїсь окремої норми закону чи підзаконного акту яка б визначала це поняття в українському законодавстві просто не існує. Це пояснюється тим, що в нашій країні даний документ використання майже немає, але вже багато наших громадян зіткнулися з ним за останні три роки саме за кордоном.

Наведемо приклад: громадянка України, виїхавши навесні 2022 року за кордон під тимчасовий захист в Німеччину, зустріла своє кохання – щирого арійця з великим серцем та ще більшим будинком. В переліку документів, які необхідно подати для реєстрації шлюбу, є довідка з українського відділу реєстрації актів цивільного стану, про те, що українка не перебуває зараз у шлюбі. У багатьох наших біженців цю довідку вимагав Джобцентр для правильного нарахування допомоги як одинокій особі, яка не перебуває у зареєстрованому шлюбі. У деяких офіційних органах просили надати таку довідку додатково до рішення суду про розірвання попереднього шлюбу. Однак річ у тім, що українські РАЦСи таких довідок ніколи не видавали, не видають та видавати не можуть, адже цифровізація ще не настільки увійшла в наше життя. Шлюб міг бути укладений за кордоном в іншій країні, за часів СРСР, частина території України перебуває під окупацією вже десять років та існує ще безліч інших нюансів.

Саме в таких випадках на допомогу й приходить афідевіт, який є письмовою урочистою заявою про наявність або відсутність певних фактів (подій), що мають юридичне значення. У тлумаченні даного документа зазначено те, що вирізняє його з-поміж інших документів аналогічного типу – урочистість. При цьому, що саме має представляти собою урочистість та в чому вона повинна виглядати ніякого роз’яснення також не існує. Тим більш дивно виглядає таке формулювання, адже з афідевітом працюють нотаріуси, робота яких ну ніяк не співвідноситься з урочистістю – рутина, буденність, папірці. В цьому випадку скоріш за все малося на увазі те, що це не просто заява, а юридично вагомий та важливий документ. Але якщо подивитися з іншого боку, то для кожного громадянина  будь-яка заява є значущою та важливою. Тож маємо на увазі, що це не що інше, як просто заява.

Документом, де є саме поняття афідевіт, є роз’яснення  Міністерства юстиції України щодо нотаріального оформлення від імені громадян, підприємств, установ і організацій України документів, призначених для дії за кордоном від 01.02.1998 року.  Саме в ньому зазначено, що як  правило,  документи,  складені  з  додержанням   вимог іноземного  права,  своєю  незвичною  юридичною  термінологією  і використанням   юридичних   формул   суттєво   відрізняються   від
документів,  прийнятих  у правовому обігу України.  Зокрема,  вони можуть мати незвичні заголовки  (наприклад  афідевіт,  сертифікат, ретейнер, повноваження, дід тощо), містити Афідевіт – письмова урочиста заява.

Надалі в гру вступає стаття 34 Закону України «Про нотаріат», в якій до переліку дій, які вчиняють нотаріуси, належить засвідчення справжності підпису на документах.

Через афідевіт можна легалізувати наступні документи:

• паспорт;
• медичні довідки (довідка про щеплення, лікарняний листок і т.д.)
• документи компанії (протокол, довіреність на фірмовому бланку компанії, договір);
• довідки, які були переведені на іноземну мову;
• довідки з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно;

• витяг про несудимість з Дії;
• довідку про штрафи за порушення правил дорожнього руху;
• документи без печаток або підписів (наприклад, друковані електронні довідки).

Отже, дана процедура використовується тоді, коли для закордонного використання потрібен документ, який за законом неможливо легалізувати або апостилювати. Фактично через афідевіт йде апостилювання документа.

Використовуючи саме афідевіт можливо підтвердити наступні факти:

• що особа не перебуває у шлюбі;
• джерела фінансування;
• досвід роботи;
• місце проживання людини;
• утримання дитини;
• родинні зв’язки.

Зазначимо, що оформляють афідевіти державні та приватні нотаріуси. При цьому слід звернути увагу на те, що нотаріуси засвідчуючи справжність саме підпису, не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою. Афідевіт стане у нагоді, якщо за законом на документ не можливо поставити апостіль; іноземне консульство відмовляє у прийнятті документів без легалізації; втрата часу і  грошей на спроби переробити документи.

Як правило, афідевіт містить наступні елементи:

• інформацію про особу, що дає письмові свідчення: ім’я, адреса місця проживання, професія тощо;
• твердження про факти;
• клятву (підтвердження) від імені особи, що все викладене в афідевіті — правда;
• підпис особи і дату складення афідевіту;
• підтвердження нотаріуса або іншої уповно­важеної особи, що документ підписаний «автором» афідевіту, якого ще називають афіантом, в його присутності та з дотриманням належних формальностей.

Водночас до афідевіту можуть бути додані офіційні документи, листи, квитанції, їх копії та інші джерела інформації, про яку йдеться в афідевіті. Документи (листи,   фотокартки, квитанції   та   інш.),  що додаються де афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів, підшиваються  перед  афідевітом.  Згідно  з  вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.

Варто мати на увазі, що документ, призначений  для дії за кордоном,  викладається українською мовою.  На прохання громадян може бути оформлений його переклад  на  іноземну  мову  за  правилами  засвідчення  вірності перекладу документа з однієї мови на іншу. При  оформленні  документів,  призначених   для   дії   за кордоном,  нотаріуси  повинні  враховувати  деякі  особливості  їх складання та оформлення.  Зокрема,  в   афідевітах   крім прізвища, ім’я та по батькові, які мають бути записані згідно з паспортом, може бути також зазначено, під яким прізвищем, ім’ям  громадянин є відомим в іноземній державі.  Наприклад,  Хома Іван Васильович, відомий як Джон Хома.

Звертаємо увагу, що афідевіт, який був складений на території України, з метою використання їх на території інших держав потребує процедури легалізації. При цьому нотаріуси не мають права засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, в якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу, наприклад: час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо. Справжність підпису на такому документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.

З метою засвідчення справжності підпису на афідевіті особа має звернутися до будь-якої державної нотаріальної контори або до приватного нотаріуса з наступними документами:

• документом, який посвідчує особу (паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»);
• документами (листи, фотокартки, квитанції, довідки, витяги тощо), які будуть підшиті до афідевіту.

Зазначимо, що засвідчення справжності підпису особи є платною послугою. Якщо ви звернитеся до приватного нотаріуса, розмір плати буде визначатися за домовленістю сторін, тоді як державні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють державне мито та стягують плату за надання додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані з вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру.

Важливим є то, що складання афідевіту потребує особливої уваги саме з боку особи, яка має намір його підписати. Річ у тім, що для багатьох нотаріусів це є екзотичною послугою. Хтось одразу відмовиться від даної дії, а хтось погодиться скласти заяву, не маючи відповідного досвіду. Радимо знайти саме того нотаріуса, який вже неодноразово складав цей документ, адже неправильно оформлений афідевіт може бути відхилений в країні призначення.

Також рекомендуємо заздалегідь з’ясувати, які саме вимоги висуває країна до афідевіта, аби він був безумовно прийнятий відповідними державними органами. Кожна країна має свої особливості щодо тексту та порядку подання документів. Наприклад, в Іспанії та Італії іноді додатково потрібна перекладена та засвідчена копія.

І на останок – уважно перевіряйте строки дії документів! Наприклад, довідка про несудимість має обмежений термін дії (зазвичай 90 днів), а витяг з державного реєстру нерухомого майна майже річної давнини буде недійсним. Тож аби не переробляти все знову, витрачаючи час та кошти, краще потурбуйтеся про діючу довідку, яка гарантовано доїде до місця призначення свіжою.