Утерянные документы: как доказать свои права на трудовой стаж и социальные гарантии

Численность внутриперемещенных лиц в нашей стране постоянно меняется, но, к сожалению, остается достаточно высокой. Кто возвращается на освобожденные территории, кто наоборот выезжает в безопасные места. То же касается и наших граждан, которые находятся за границей в связи с военными действиями. Но всех объединяет одно – иногда люди вынуждены покидать дома почти в том, в чем были одеты, но не всегда могут взять с собой все необходимые документы. Ситуации, когда документы, подтверждающие важные факты о стаже работы или жизненных обстоятельствах, утрачиваются, к сожалению, не редкость. Это создает серьезные трудности в доказательстве собственных прав. Но действительно ли все потеряно?

Юристы адвокатского объединения «Репешко и партнеры» объясняют, как действовать в подобных ситуациях, какие шаги сделать, чтобы собрать недостающие доказательства, и какие юридические механизмы используются для защиты ваших прав.

Среди многих нормативных актов существует очень важный документ – «Порядок подтверждения стажа работы для назначения пенсии при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней», утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины еще в 1993 году, но в сентябре 2022 года в данный порядок был внесен ряд изменений, что было обусловлено текущей ситуацией в государстве в условиях военных действий, ведь ситуации с потерей трудовой книжки или отсутствия возможности внесения в нее соответствующих записей о трудовом стаже приобрели немалые масштабы.

Как известно, основным документом, подтверждающим стаж работы за период до внедрения персонифицированного учета в системе общеобязательного государственного социального страхования (далее – персонифицированный учет), является трудовая книжка При отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней стаж работы устанавливается на основании других документов, выданных по месту работы, службы, учебы, а также архивным учреждениям.

Отметим, что цифровой прогресс распространяется на все сферы нашей жизни, поэтому документы могут быть представлены в электронном виде с наложением электронной подписи. В случае, когда документы о стаже работы не сохранились, подтверждение стажа работы осуществляется органами Пенсионного фонда Украины на основании свидетельских показаний. Подробнее об этом чуть ниже.

Если у гражданина отсутствует трудовая книжка, а также в случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержатся неправильные или неточные записи о периодах работы, для подтверждения стажа работы принимаются:

• данные, имеющиеся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования,
• выписки или справки, составленные на основе данных, имеющихся в информационных (автоматизированных) и/или информационно-коммуникационных системах предприятий, учреждений, организаций,
• справки,
• выписки из приказов,
• личные счета и сведения на выдачу заработной платы,
• удостоверение,
• характеристики,
• письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении
• другие документы, содержащие сведения о периодах работы.

При отсутствии указанных в этом перечне документов для подтверждения стажа работы принимаются членские билеты профсоюзов.

Периоды работы лиц, занимающихся ведением личного крестьянского хозяйства, засчитываются в стаж работы при наличии:

• платежных поручений,
• квитанций учреждений банков,
• документов, подтверждающих почтовый перевод,
• других документов об уплате страховых взносов или информации Пенсионного фонда Украины об уплате страховых взносов (при наличии).

Важно знать, что периоды производства физическим лицом предпринимательской деятельности засчитываются в стаж работы при условии подтверждения:

• документами об уплате страховых взносов (платежными поручениями, квитанциями учреждений банков, документами, подтверждающими почтовый перевод,
• информацией Пенсионного фонда Украины об уплате страховых взносов (при наличии).

Периоды осуществления предпринимательской деятельности с применением упрощенной системы налогообложения, фиксированного налога, специального торгового патента подтверждаются:

• свидетельством об уплате единого налога;
• специальным торговым патентом;
• документами об уплате единого налога, фиксированного налога, приобретении специального торгового патента (при наличии платежных поручений, квитанций учреждений банков, документов, подтверждающих почтовый перевод).

Периоды производства физическим лицом предпринимательской деятельности могут подтверждаться данными, имеющимися в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Как известно, в трудовой стаж в отдельных случаях относится срок обучения. Период обучения по дневной форме получения образования в заведениях высшего образования (кроме периода обучения по дневной форме получения образования на подготовительных отделениях в заведениях высшего образования), профессиональных учебно-воспитательных заведениях, учебных заведениях повышения квалификации и переподготовки кадров, в аспирантуре, докторантуре и клинической ордина подтверждается дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками и другими документами, изданными на основании архивных данных и содержащих сведения о периодах обучения.

При отсутствии в документах таких сведений для подтверждения периода обучения по дневной форме получения образования принимаются справки о продолжительности обучения в учебном заведении в соответствующие годы при условии, что в документах есть данные об окончании полного учебного периода или отдельных его этапов.

Как подтверждается стаж работы

Что касается подтверждения стажа работы свидетельскими показаниями, то здесь необходимо отметить следующее. По пункту 17 Порядка при отсутствии документов о стаже работы и невозможности их получения в связи со стихийным бедствием, авариями, катастрофами или другими чрезвычайными ситуациями стаж работы, дающий право на пенсию, устанавливается на основании показаний не менее двух свидетелей, которые бы знали заявителя по совместной с ним работе на одном предприятии, в учреждении, организации (в том числе колхозе) или в одной системе.

В случае, когда в трудовой книжке есть записи с исправлениями или недостоверные или неточные записи о периодах работы на предприятиях, в учреждениях, организациях или их правопреемниках, расположенных на временно оккупированных территориях в Донецкой и Луганской областях, в Автономной Республике Крым и г. Севастополе, стаж работы, дающей право на пенсию, засчитывается в порядке, определенном Пенсионным фондом Украины по согласованию с Минсоцполитикой.

При отсутствии документов об имеющемся стаже работы и невозможности получения их вследствие ликвидации предприятия, учреждения, организации или отсутствия архивных данных по другим причинам, чем указанные в пункте 17 настоящего Порядка, стаж работы устанавливается на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знали заявителя по совместной с ним работе на одном предприятии, в учреждении, организации (в том числе колхозе) или в одной системе и имели документы о своей работе за время, о котором они подтверждают работу заявителя.

В таком же порядке подтверждается стаж работы при отсутствии документов в случае, когда предприятия, учреждения, организации или их правопреемники размещаются (размещались) на временно оккупированной Российской Федерацией территории Украины, в районе проведения антитеррористической операции или осуществления мероприятий по обеспечению национальной безопасности и обороны, отпора и сдерживание вооруженной агрессии Российской Федерации, а также на территориях территориальных общин, расположенных в районе проведения военных (боевых) действий или находящихся во временной оккупации, окружении (блокировании), а также в случае, когда имущество (документы) предприятий, учреждений, организаций или их правопреемников (независимо от места их регистрации на территории Украины) расположено на территории Украины и/или повреждено или уничтожено в результате военных (боевых) действий, террористических актов, диверсий, вызванных военной агрессией Российской Федерации против Украины при условии документального подтверждения повреждения или уничтожения имущества (документов).

В тех случаях, когда периоды работы зачисляются в стаж работы на основании свидетельских показаний, один из которых свидетельствует о работе заявителя за больший период, чем другие, установленным считается период, подтвержденный двумя или более свидетелями.

В тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют сведения, определяющие право на пенсии на льготных условиях или за выслугу лет, установленные для отдельных категорий работников, для подтверждения специального стажа работы принимаются уточняющие справки предприятий, учреждений, организаций или правопреемников по соответствующей форме. В справке должны быть указаны периоды работы, которые засчитываются в специальный стаж; профессия или должность; характер выполняемой работы; раздел, подразделение, пункт, наименование списков или их номера, в которые включается этот период работы; первичные документы за время выполнения работы, на основании которых выдана указанная справка, в том числе выписки или справки, составленные на основе данных, имеющихся в информационных (автоматизированных) и/или информационно-коммуникационных системах предприятий, учреждений, организаций.

Стаж работы граждан Украины за ее пределами подтверждается документами, легализованными в соответствии с законодательством (кроме работы на территории бывшего СССР и государств, с которыми бывшим СССР были заключены соглашения о социальном обеспечении до заключения соответствующих двусторонних соглашений).

Если имя, отчество и фамилию, указанные в документе, подтверждающем стаж работы, не совпадают с именем, отчеством или фамилией лица по паспорту гражданина Украины или свидетельством о рождении, факт принадлежности данного документа данному лицу может быть установлен в судебном порядке.

В тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без указания точных дат, за дату взимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то им считается 15 число соответствующего месяца.

Как устанавливают другие обстоятельства, если нет документов

Время ухода за лицом с инвалидностью I группы, ребенком с инвалидностью в возрасте до 16 лет, а также пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе или достиг 80-летнего возраста, устанавливается на основании:

• информации о получении помощи, компенсации за уход за таким лицом, полученным органами Пенсионного фонда Украины от органов социальной защиты населения, или акта обследования фактических обстоятельств осуществления ухода;
• документов, удостоверяющих пребывание на инвалидности (для лиц с инвалидностью I группы и детей с инвалидностью) и возраст (лиц пожилого возраста и детей с инвалидностью).

Акт обследования фактических обстоятельств осуществления ухода составляется органами Пенсионного фонда Украины на основании сведений жилищно-эксплуатационных или других организаций по месту жительства (регистрации), сельских, поселковых советов, опрос лиц, за которыми осуществляется уход, и их соседей, других данных.

Документами, подтверждающими пребывание на инвалидности, могут быть выписка из акта осмотра медико-социальной экспертной комиссии, медицинские заключения, пенсионное удостоверение, удостоверение получателя помощи или справка органов социальной защиты населения или Пенсионного фонда Украины и другие документы.

Документами, подтверждающими возраст, могут быть свидетельство о рождении, паспорт гражданина Украины или другой документ, удостоверяющий личность.

Время ухода за неработающей матерью за малолетними детьми устанавливается на основании:

• свидетельства о рождении ребенка или паспорта гражданина Украины (в случае смерти ребенка – свидетельства о смерти);
• документов о том, что до достижения ребенком 3-летнего возраста мать не работала.

Документами, подтверждающими то, что до достижения ребенком 3-летнего возраста мать не работала:

• выписка из трудовой книжки;
• сведения об отсутствии в Едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц – предпринимателей информации о государственной регистрации физического лица – предпринимателя, полученные в порядке взаимного обмена информацией;
• информация по системе персонифицированного учета.

Следует знать, что время содержания под стражей, время отбывания наказания в местах лишения свободы и время нахождения в ссылке и принудительном лечении засчитывается в стаж работы при наличии документов о реабилитации (справки суда, органов прокуратуры или досудебного расследования о закрытии уголовного производства или справки суда о вынесении оправдательного приговора).

Надеемся, что эта информация поможет хотя бы сориентироваться, с чего начать в той ситуации, когда вообще не понимаешь, с чего начать в случае потери документов.