Нотаріус чи суд: як виправити помилки у правовстановлюючих документах і не втратити своє майно

Навіть незначна неточність у правовстановлюючому документі може мати серйозні наслідки для людини. Одна літера у прізвищі, помилка перекладу чи і даті — і власник стикається з проблемою підтвердження своїх прав на майно. Такі ситуації виникають частіше, ніж здається, особливо коли документи оформлювалися десятки років тому й частина з них втрачена або містить розбіжності з паспортними даними. Крім того, в Україні трапляється чимало випадків, коли помилка з російськомовних документів перейшла у нові українські.

Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери» розповіли, що робити, якщо у правовстановлюючому документі ваше прізвище написане з помилкою. Вони пояснили, коли ситуацію можна владнати через нотаріуса, а коли — лише через суд. Фахівці на конкретному прикладі детально розповіли, які обставини суд визнає достатніми для підтвердження належності документа, і чому іноді навіть дрібна технічна неточність вимагає повноцінного судового розгляду.

Як зазначають мудрі люди: не помиляється тільки той, хто нічого не робить. Помилки в офіційних документах – дуже прикро, але досить життєво. Неуважність, невірний переклад з російськомовних документів на українську створюють для пересічних громадян зайві проблеми та труднощі. Особливо уважними потрібно бути при отриманні будь-яких документів, але що робити коли помилка виявлена занадто пізно – через декілька років чи десятиліть?  Класичним прикладом розв’язання даної ситуації є справа № 947/20044/23 по якій Верховним Судом від 25 вересня 2025 року була винесена остаточна ухвала.

У червні 2023 року громадянка звернулась з заявою про встановлення факту належності правовстановлюючого документу. Заява мотивована тим, що 04 серпня 1998 року вона уклала договір дарування житлового будинку з надвірними спорудами. При цьому в договорі прізвище заявниці було зазначене  з помилкою – воно відрізнялось від того, яке зазначено в паспорті громадянина України.

У зв`язку з наявністю розбіжностей в зазначенні прізвища заявниці у правовстановлюючих документах, а саме: в договорі дарування житлового будинку та у паспорті громадянки України  заявниця   не може здійснювати свої права по володінню та розпорядженню належним їй майном, тому звернулася до суду з цією заявою з метою встановлення факту належності їй правовстановлюючого документу.

Громадянка просила встановити факт належності їй правовстановлюючого документа, а саме договору дарування житлового будинку з надвірними спорудами серії ААО № 793831, який був укладений 04 серпня 1998 року та виданий на її ім’я. Зацікавленою особою у справі була залучена Одеська міська рада.

Рішенням Київського районного суду м. Одеси від 04 грудня 2023 року заяву громадянки було задоволено, встановлено факт належності їй правовстановлюючого документа, а саме договору дарування житлового будинку з надвірними спорудами серії АОО № 793831, який був укладений 04 серпня 1998 року.

Постановою Одеського апеляційного суду від 12 серпня 2025 року апеляційну скаргу зацікавленої особи залишено без задоволення, рішення Київського районного суду м. Одеси від 04 грудня 2023 року залишено без змін.

Постанова суду апеляційної інстанції мотивована тим, що характерною ознакою категорії справ окремого провадження є відсутність у них спору про право і метою їх є встановлення юридичного факту або стану. При цьому в порядку окремого провадження може вирішуватися спір про факт, але не спір про право цивільне. Відповідно до пункту 6 частини першої статті 315 ЦПК України, суд розглядає справи про встановлення факту належності правовстановлюючих документів особі, прізвище, ім`я, по батькові, місце і час народження якої, що зазначені в документі, не збігаються з прізвищем, ім`ям, по батькові, місцем і часом народження цієї особи, зазначеним у свідоцтві про народження або в паспорті.

Суд першої інстанції, належним чином оцінивши всі докази у їх сукупності, дійшов обґрунтованого висновку про наявність правових підстав для задоволення заяви громадянки, враховуючи наявність розбіжностей під час написання прізвища заявниці у договорі дарування від 04 серпня 1998 року, обумовлених виконанням перекладу прізвища заявниці з російської на українську мову. Факт належності зазначеного вище договору дарування саме заявниці також підтверджується наявністю у неї оригіналу цього правочину, який було надано для огляду в судовому засіданні 04 грудня 2023 року, що підтверджується протоколом судового засідання від 04 грудня 2023 року.

З цих підстав, доводи апеляційної скарги про те, що судом не досліджено обставини щодо причин неможливості самостійного одержання або відновлення вказаного правочину, що вказує про передчасність звернення заявницею до суду, є безпідставними, оскільки підставою звернення до суду заявниця визначила не відсутність самого правочину, а наявність у ньому розбіжностей в частині правильності написання її прізвища українською мовою, що знайшло своє підтвердження за результатами розгляду справи.

Надалі справа вирушила до касаційного суду. Обґрунтуванням касаційної скарги, між іншим, слугувало те, що:

• приватний нотаріус Одеського міського нотаріального округу Столова Т. В., якою було посвідчено договір дарування серії ААО № 793831 від 04 серпня 1998 року, не припиняла свою діяльність та продовжує її здійснювати;
• заявниця не надала доказів того, що вона зверталась до приватного нотаріуса Одеського міського нотаріального округу Столової Т. В. або будь-яких інших органів, установ, із заявою про виправлення помилки у договорі дарування серії ААО № 793831 від 04 серпня 1998 року або з будь-якою іншою заявою щодо відповідного виправлення у написанні прізвища, а їй було відмовлено у виправленні такої помилки, або доказів того, що заява  взагалі залишилась без відповіді;
• у статті 318 ЦПК передбачено, що у заяві повинно бути зазначено: причини неможливості одержання або відновлення документів, що посвідчують цей факт. До заяви додаються докази, що підтверджують викладені в заяві обставини, і довідка про неможливість відновлення втрачених документів.

Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5 передбачено, що пунктом 6.16 розділу VI Правил передбачено, що у разі виявлення нотаріусом у тексті нотаріального документа, який створений ним у результаті вчинення нотаріальної дії, технічної помилки, яка не змінює змісту документа та не впливає на права особи (іб), щодо якої (их) було вчинено нотаріальну дію (описка, друкарська або граматична помилка), нотаріус може виправити таку помилку.

При цьому помилка у тексті нотаріального документа виправляється у всіх примірниках такого документа одночасно. Виправлення помилки повинно відповідати відомостям, що містяться в документах, які були подані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії, або отримані безпосередньо з єдиних та державних реєстрів. Виправлення технічної помилки застерігається нотаріусом, який вчиняв нотаріальну дію, після посвідчувального напису, із зазначенням дати та проставленням свого підпису і печатки на такому застереженні. До цього слід долати, що всі виправлення мають бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім закреслене. У справі № 947/20044/23 відсутні підстави, що унеможливлюють застосування Порядку до спірних правовідносин;

Таким чином, зацікавлена особа, подаючи скарги посилалась на те, що громадянка може звернутися особисто до нотаріуса, який працює й понині та виправити прізвище невірно перекладене з російської мови на українську в договорі дарування без звернення до суду.

У відкритті касаційного провадження було відмовлено, в силі залишилося рішення суду першої інстанції. Верховний Суд наголосив наступне:

«…у порядку окремого провадження розглядаються справи про встановлення фактів, за наявності певних умов. А саме, якщо: згідно з законом такі факти породжують юридичні наслідки, тобто від них залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав громадян; чинним законодавством не передбачено іншого порядку їх встановлення; заявник не має іншої можливості одержати або відновити загублений чи знищений документ, який посвідчує факт, що має юридичне значення; встановлення факту не пов`язується з наступним вирішенням спору про право.

Чинне цивільне процесуальне законодавство відносить до юрисдикції суду справи про встановлення фактів, від яких залежить виникнення, зміна або припинення суб`єктивних прав громадян. Проте не завжди той чи інший факт, що має юридичне значення, може бути підтверджений відповідним документом через його втрату, знищення архівів тощо. Тому закон у певних випадках передбачає судовий порядок встановлення таких фактів.

Справи про встановлення фактів, що мають юридичне значення, належать до юрисдикції суду за таких умов:

– факти, що підлягають встановленню, повинні мати юридичне значення, тобто від них мають залежати виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав громадян. Для визначення юридичного характеру факту потрібно з`ясувати мету встановлення;

– встановлення факту не пов`язується з подальшим вирішенням спору про право. Якщо під час розгляду справи про встановлення факту заінтересованими особами буде заявлений спір про право або суд сам дійде висновку, що у цій справі встановлення факту пов`язане з необхідністю вирішення в судовому порядку спору про право, суд залишає заяву без розгляду і роз`яснює цим особам, що вони вправі подати позов на загальних підставах;

– заявник не має іншої можливості одержати чи відновити документ, який посвідчує факт, що має юридичне значення. Для цього заявник разом із заявою про встановлення факту подає докази на підтвердження того, що до її пред`явлення він звертався до відповідних організацій за одержанням документа, який посвідчував би такий факт, але йому в цьому було відмовлено із зазначенням причин відмови (відсутність архіву, відсутність запису в актах цивільного стану тощо);

– чинним законодавством не передбачено іншого позасудового порядку встановлення юридичних фактів».

При цьому касаційний суд підкреслив, що встановлення факту належності правовстановлюючих документів може бути, зокрема, зумовлене помилкою у вказівці прізвища, ім’я, по батькові особи, тобто коли особа мала паспортний документ, але в договорі вказано інше прізвище, аніж у паспортному документі. В такому разі існує можливість вирішити це питання в позасудовому порядку. Також підставою може бути отримання після укладення договору паспортного документа, в якому вказане інше прізвище, аніж у договорі. У цьому випадку відсутня можливість вирішити це питання в позасудовому порядку.

Зазначимо, що суди встановили, що предметом розгляду цієї справи є встановлення факту належності правовстановлюючого документа особі в зв`язку з різним написанням прізвища заявника в договорі та паспорті. За договором дарування від 04 серпня 1998 року, посвідченим приватним нотаріусом Одеського міського нотаріального округу Столовою Т. В., зареєстрованим в реєстрі № 1102, громадянин подарувавав, а заявниця прийняла у дар житловий будинок з надвірними спорудами, що знаходиться в м. Одеса, та складається в цілому з одного кам`яного житлового будинку, загальна житлова площа якого становить 12,6 кв. м та надвірних споруд: «Б»-сарай, «В-вбиральня», № 1, 2 – огородження, І – мостіння, розташованих на земельній ділянці розміром 504 кв. м.

У паспорті громадянина України, який видано 18 листопада 1998 року Малиновським РВ ОМУ УМВС України в Одеській області, зазначено ім`я заявниці; розбіжності в написанні прізвища заявниці у договорі дарування від 04 серпня 1998 року, посвідченого приватним нотаріусом Одеського міського нотаріального округу Столовою Т. В., зареєстрованого в реєстрі № 1102, та паспорті обумовлені виконанням перекладу прізвища заявниці з російської на українську мову; дата посвідчення договору дарування – 04 серпня 1998 року, а дата отримання заявницею паспорта громадянки України – 18 листопада 1998 року.

За таких обставин, суди обґрунтовано задовольнили заяву.

Таким чином ті, хто має схожі проблеми цілком можуть керуватися даними рішеннями суду для їх розв’язання.