Підтвердження трудового стажу без трудової книжки: що змінює новий закон для майбутніх пенсіонерів

Пенсія для тисяч українців може перетворитися на багаторічну боротьбу не через відсутність стажу, а зниклі документи, зруйновані архіви й трудові книжки, які залишилися на окупованих територіях або були втрачені під час війни. Людина десятиліттями працювала, сплачувала внески, змінювала підприємства й посади, але під час оформлення пенсії раптом з’ясовується, що частину трудового шляху потрібно доводити заново — через довідки, свідків, суди та пошук документів, які могли зникнути ще багато років тому.

Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери», до яких звернулася наша редакція, прокоментували, як нові зміни в законодавстві вплинуть на підтвердження трудового стажу, які документи тепер зобов’язаний враховувати Пенсійний фонд, в яких випадках людині все одно доведеться звертатися до суду та чому українцям уже зараз варто перевіряти свої дані в електронних реєстрах, навіть якщо до пенсії ще далеко.

9 квітня 2026 року Верховна Рада України ухвалила закон, який визначає порядок підтвердження трудового стажу у випадках, коли в людини немає трудової книжки або потрібних записів у ній.

Потреба в таких змінах виникла через наслідки війни, бо були знищені або втрачені архіви багатьох підприємств, установ та організацій, а частина документів залишилася на тимчасово окупованих територіях, куди громадяни та державні органи не мають доступу. Через це багато людей фактично втратили можливість підтвердити свій страховий стаж, особливо за періоди роботи до 1 липня 2000 року, коли персоніфікований облік у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування ще не діяв.

Для таких громадян проблема зі стажем має цілком практичний характер, оскільки від підтверджених періодів роботи залежить право на пенсію та її розмір. Людина могла багато років працювати, але через втрату трудової книжки, відсутність архіву або недоступність документів не могла довести ці періоди у звичному порядку. У результаті виникала ситуація, коли право на належне пенсійне забезпечення, гарантоване Конституцією України, ставало складно реалізувати через обставини, які не залежали від самої особи.

Нові положення закону спрямовані на те, щоб відновити справедливість щодо людей, які сумлінно працювали, але через війну, втрату архівів або інші об’єктивні причини не можуть підтвердити свій трудовий шлях традиційними документами. Крім того, ці зміни мають посилити цифровізацію пенсійних процедур, оскільки Пенсійний фонд зможе активніше використовувати інформацію з електронних реєстрів та інформаційно-комунікаційних систем.

Перші зміни стосуються Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування». У статті 44, яка регулює порядок звернення за призначенням або перерахунком пенсії, тепер передбачено, що призначення чи перерахунок пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично, без звернення особи, у випадках, визначених законом.

Звернутися за призначенням або перерахунком пенсії можна шляхом подання заяви та необхідних документів в електронній або паперовій формі. Таке звернення подається до територіального органу Пенсійного фонду, до уповноваженого ним органу або до уповноваженої особи. Застрахована особа може зробити це особисто, а у випадках, передбачених законом, через законного представника недієздатної особи, особи з обмеженою дієздатністю, малолітньої або неповнолітньої особи.

Важливою новацією стало те, що відомості, необхідні для призначення або перерахунку пенсії, не потрібно додатково підтверджувати документами, якщо така інформація вже є в публічних електронних реєстрах або інформаційно-комунікаційних системах. У такому разі Пенсійний фонд не має права вимагати від людини паперове підтвердження даних, які держава вже може отримати з відповідних реєстрів.

Порядок подання та оформлення документів для призначення або перерахунку пенсії визначатиме правління Пенсійного фонду за погодженням із центральним органом виконавчої влади, який формує державну політику у сфері соціального захисту населення.

Окремо закон врегульовує ситуації, коли потрібних відомостей немає в публічних електронних реєстрах або інформаційно-комунікаційних системах. Це особливо важливо для періодів роботи до впровадження персоніфікованого обліку. У таких випадках територіальний орган Пенсійного фонду повинен повідомити людину про відсутність необхідної інформації та про потребу подати документи, якщо вони в неї є.

Таке інформування може здійснюватися, зокрема, через особистий електронний кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду. Документи, необхідні для призначення або перерахунку пенсії, можна буде подати безпосередньо до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий електронний кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

У зв’язку з цими змінами територіальні органи Пенсійного фонду отримали додаткові повноваження, які мають спростити перевірку стажу та зменшити кількість ситуацій, коли людина самостійно збирає документи, доступ до яких ускладнений або втрачений. Пенсійний фонд зможе отримувати потрібні відомості через електронну інформаційну взаємодію з публічними електронними реєстрами та інформаційно-комунікаційними системами, якщо такі дані необхідні для призначення або перерахунку пенсії та інших соціальних виплат.

Окремо передбачено, що територіальні органи Пенсійного фонду можуть допомагати громадянам у витребуванні документів, потрібних для призначення або перерахунку пенсії. Якщо людині відмовлено у призначенні чи перерахунку пенсії через відсутність необхідного страхового стажу, передбаченого частинами першою — третьої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», Пенсійний фонд повинен повідомити її про порядок підтвердження страхового стажу або стажу роботи. До такого порядку належить і можливість встановити період перебування у трудових відносинах через суд.

Також Пенсійний фонд отримує право отримувати та використовувати відомості з публічних електронних реєстрів і відповідних інформаційних систем, якщо вони містять дані про трудову діяльність, заробітну плату, сплату єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та іншу інформацію, необхідну для призначення або перерахунку пенсії чи інших соціальних виплат. Такий обмін має відбуватися в порядку електронної інформаційної взаємодії.

Законом передбачена активніша робота з різними електронними реєстрами, щоб потрібну інформацію можна було отримувати не лише від самої людини, а й із державних або інших доступних інформаційних систем. Для громадян це важливо у випадках, коли паперові документи зникли, архіви були знищені, підприємства припинили діяльність або документи залишилися на тимчасово окупованих територіях.

У зв’язку з внесеними змінами до страхового стажу для визначення права на призначення пенсії згідно зі статтею 26 Закону включатимуться окремі періоди, прямо визначені законом.

До таких періодів належить ведення підприємницької діяльності із застосуванням спрощеної системи оподаткування, а також із застосуванням фіксованого податку. Період з 1 січня 1998 року по 30 червня 2000 року включно підтверджуватиметься довідкою про реєстрацію особи як суб’єкта підприємницької діяльності. Період з 1 липня 2000 року по 31 грудня 2017 року включно зараховуватиметься за умови сплати страхових внесків або єдиного внеску незалежно від сплаченого розміру, крім випадків, коли особа була звільнена від сплати єдиного внеску.

До страхового стажу також включатиметься проходження військової служби по 31 грудня 2017 року включно. Це положення має значення для осіб, у яких відповідні періоди служби впливають на право на пенсію, але потребують належного підтвердження.

Окремо передбачено зарахування періоду перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами з 1 січня 2004 року по 30 червня 2013 року включно. Також враховуватиметься перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку з 1 січня 2004 року до часу запровадження сплати страхових внесків або єдиного внеску за жінок, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Для працівників дипломатичної служби передбачено зарахування періоду перебування у довготерміновому відрядженні з 1 січня 2004 року по 30 квітня 2016 року. Такий період включатиметься до стажу за умови сплати страхових внесків або єдиного внеску незалежно від сплаченого розміру.

Закон також врегульовує ситуацію, коли людина працювала за трудовим договором, контрактом або на інших передбачених законодавством умовах, але за неї не були сплачені страхові внески чи єдиний внесок. Такий період може бути включений до страхового стажу за наявності у страхувальника заборгованості зі сплати внесків і за умови, що за відповідний період була подана звітність, яка підтверджує нарахування страхових внесків або єдиного внеску в сумі не менше мінімального страхового внеску відповідно до законодавства.

Якщо в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування немає відомостей про трудову діяльність особи в електронній формі, основним документом для підтвердження стажу роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку залишається трудова книжка.

У разі відсутності трудової книжки, а також тоді, коли в ній немає необхідних записів або такі записи є неправильними чи неточними, для підтвердження стажу роботи можуть прийматися інші докази. Передусім це дані з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Крім того, можуть використовуватися наявні в особи документи, виписки або довідки, складені на основі даних з інформаційних, автоматизованих чи інформаційно-комунікаційних систем підприємств, установ та організацій. До таких доказів також належать довідки, виписки з наказів, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати, документи, що підтверджують банківські транзакції щодо нарахування або виплати заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їх виконання, а також інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Для підтвердження стажу можуть братися до уваги й інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання або архівними установами. У випадках і порядку, визначених Кабінетом Міністрів України, стаж також може підтверджуватися показаннями не менше двох свідків, які знали заявника через спільну з ним роботу.

Якщо підтвердити стаж іншими способами неможливо або Пенсійний фонд не зараховує певний період роботи, людина може звернутися до суду. У такому випадку доказом буде рішення суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах та характеру виконуваної роботи.

Порядок підтвердження стажу роботи за відсутності трудової книжки або потрібних записів у ній затверджуватиме Кабінет Міністрів України. Закон набере чинності через три місяці з дня, наступного після його офіційного опублікування.

Фактично вперше на рівні закону чітко визначено, які саме докази Пенсійний фонд повинен враховувати для зарахування стажу. Раніше люди часто стикалися з ситуацією, коли одні документи приймалися, інші — ні, а підтвердження окремих періодів роботи перетворювалося на тривалий і складний процес із пошуком архівів, додаткових довідок або зверненням до суду. Тепер перелік можливих доказів прописаний значно детальніше, що має зменшити кількість випадків, коли стаж фактично існує, але не може бути врахований через втрату документів або недоліки старої системи обліку.

Попри те, що реалізація нового закону не потребує додаткових витрат із Державного бюджету України, частина фінансового навантаження фактично залишиться на самих громадянах. Насамперед це стосується випадків, коли людині доведеться звертатися до суду для встановлення періоду роботи або підтвердження трудових відносин. У таких ситуаціях люди оплачуватимуть судовий збір, а також витрати на правову допомогу, підготовку документів і формування доказової бази для судового розгляду. Жодних окремих пільг або механізмів компенсації цих витрат закон не передбачає.

Окремо варто звернути увагу на те, що до 10 червня 2026 року українці повинні оцифрувати свої трудові книжки. Електронна трудова книжка є цифровим варіантом паперової трудової книжки та надалі використовуватиметься для призначення пенсії й підтвердження трудової діяльності.

Запровадження електронної трудової книжки пов’язане з переходом до цифрового обліку трудової діяльності, зменшенням паперового документообігу та зниженням ризиків втрати або пошкодження документів. Для працівників це означає постійний доступ до інформації про страховий стаж, місця роботи та трудову діяльність через електронні сервіси. У перспективі така система має спростити оформлення пенсії, оскільки частину процедур можна буде пройти без особистого відвідування Пенсійного фонду України.

Отже, радимо не відкладати перевірку свого страхового стажу, заздалегідь переглянути дані в електронному кабінеті Пенсійного фонду, оцифрувати трудову книжку, зібрати всі можливі документи про роботу, зарплату, службу, підприємницьку діяльність чи відпустки, а у разі відсутності потрібних записів або відмови у зарахуванні стажу звертатися за правовою допомогою, щоб правильно сформувати пакет доказів і не втратити періоди роботи, від яких залежить право на пенсію.