Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання за кордоном, найближчими днями буде відбуватися за новими правилами. Міністерство юстиції України затвердило порядок, який передбачає використання електронного реєстру апостилів, чітке визначення термінів та умов проставлення, а також процедури перевірки документів та сертифікатів підписів посадових осіб. Ці зміни впливають на процеси як для фізичних, так і для юридичних осіб, а також передбачають автоматизацію та суворе дотримання строків обробки заяв.
Для того, щоб розібратися, як нові правила працюватимуть на практиці, редакція ІА «ФАКТ» звернулася до фахівців адвокатського об’єднання «Репешко і партнери». Юристи прокоментували ключові аспекти нового порядку: електронного оформлення апостиля, відповідальності за правильність документації та нюансів роботи з Реєстром.
Міністерство юстиції України затвердило новий порядок проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав. Відповідний наказ Мін’юсту від 20 листопада 2025 року № 3177/5 набере чинності з 1 лютого 2026 року, але не раніше, ніж він буде офіційно опублікований.
Головним у новому порядку є те, що проставлення апостиля здійснюватиметься з використанням програмних засобів Електронного реєстру апостилів. Крім того, він буде регламентувати наповнення Електронного реєстру апостилів зразками підписів посадових осіб, відбитків печаток та/або штампів, а також відомостями про сертифікати відкритих ключів.
Відмітимо, що проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюються у строк до 3 робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля.
За проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених наказом Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля», зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 19 грудня 2003 року за № 1197/8518. У разі відмови у проставленні апостиля плата не повертається.
Плата за надання послуг з проставлення апостиля справляється у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, установленого законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проставлення апостиля, та округлюється до найближчих 10 гривень. Оскільки Законом України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» встановлено прожитковий мінімум для працездатних осіб у розмірі 3328 грн, з 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля становить:
– для фізичних осіб (0,2 прожиткового мінімуму) — 670 грн;
– для юридичних осіб (0,35 прожиткового мінімуму) — 1160 грн.
Для проставлення апостиля на наявному у заявника в паперовій формі офіційному документі, призначеному для використання на території іншої держави (далі — офіційний документ), подається заява про проставлення апостиля в усній формі шляхом його особистого звернення до будь-якого:
- відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України (далі — відділ);
- нотаріуса;
- у разі коли таким документом є документ, виданий архівною установою (далі — архівний документ),— до Державної архівної служби України.
У разі перебування заявника за кордоном, проставлення апостиля на наявному у такого заявника в паперовій формі офіційному документі може здійснюватися за його зверненням, надісланим поштовим відправленням до будь-якого відділу, а у разі коли таким документом є архівний документ — до Державної архівної служби України.
Зазначимо, що для проставлення апостиля на наявному у заявника електронному офіційному документі, заява про проставлення апостиля в електронній формі подається заявником до Міністерства юстиції України. У разі відсутності у заявника офіційного документа в паперовій формі, такий заявник може звернутися за його витребуванням (отриманням) відповідно до законодавства та проставлення на ньому апостиля.
Якщо таким документом є документ про державну реєстрацію актів цивільного стану, заявник звертається до будь-якого відділу. У випадку, якщо таким документом є архівний документ, заявник звертається до Державної архівної служби України. Якщо таким документом є виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — Єдиний державний реєстр), заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України.
Під час подання заяви про проставлення апостиля шляхом особистого звернення заявника з метою встановлення його особи пред’являється документ, що посвідчує особу та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». У разі, коли таким заявником є іноземець або особа без громадянства, документом, який посвідчує його особу, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особи без громадянства.
У разі проставлення апостиля на офіційному документі в паперовій формі, посадовою особою відділу, Державної архівної служби України чи нотаріусом формується та реєструється заява про проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру в день особистого звернення заявника або не пізніше наступного робочого дня з дня отримання звернення поштовим відправленням
Для проставлення апостиля на електронному офіційному документі заява про проставлення апостиля формується заявником з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі — Портал Дія). При цьому заявник подає оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку (для офіційних документів в паперовій формі), та платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля.
Крім тог, для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду офіційних документів:
- документи, що видаються органами юстиції;
- документи, що видаються судами;
- документи, що видаються державними архівними установами;
- документи, що оформляються нотаріусами України.
Кількість офіційних документів у паперовій формі одного виду, поданих однією заявою про проставлення апостиля, не обмежується. У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих офіційних документів у паперовій формі, поданих для проставлення апостиля.
Для проставлення апостиля на електронному офіційному документі в межах однієї заяви про це може бути подано лише один такий офіційний документ. Після формування заяви про проставлення апостиля та долучення до неї сканованих копій офіційних документів в паперовій формі відповідною посадовою особою реєструється така заява, що стає доступною для розгляду Міністерством юстиції України.
За результатом реєстрації заяви про проставлення апостиля, що була подана в усній формі шляхом особистого звернення заявника, такому заявнику надається реєстровий номер заяви про проставлення апостиля для перевірки на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України стану розгляду поданих документів.
У разі подання заяви про проставлення апостиля в електронній формі, реєстровий номер відповідної заяви надається заявнику з використанням засобів Порталу Дія.
Зауважимо, що офіційні документи, подані для поставлення апостиля, розглядаються посадовою особою Міністерства юстиції України, яка з’ясовує:
- чи підлягають подані офіційні документи проставленню апостиля;
- справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала офіційний документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, матричного двовимірного штрих-коду, проставлених на офіційних документах,— у випадку проставлення апостиля на документі у паперовій формі;
- якість, в якій виступала особа, що підписала офіційний документ, а також відповідність відомостей про кваліфікований сертифікат відкритого ключа наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа — у випадку проставлення апостиля на електронному офіційному документі.
Посадова особа Міністерства юстиції України повинна мати зразки підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, а у випадку проставлення апостиля на електронному офіційному документі — відомості про кваліфіковані сертифікати відкритих ключів.
Наявні зразки підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, можуть використовуватися посадовою особою Міністерства юстиції України без унесення таких зразків до Реєстру.
При цьому посадова особа Міністерства юстиції України звіряє підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів, а у випадку проставлення апостиля на електронному офіційному документі — відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа з наявними у Реєстрі відомостями про кваліфікований сертифікат відкритого ключа.
Якщо під час розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, у Міністерстві юстиції України відсутній зразок підпису особи, яка підписала такий документ, та/або зразок відбитка печатки та/або штампу, проставленого на такому документі, Міністерство юстиції України надсилає суб’єкту, яким здійснюється наповнення Реєстру зразками підписів осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразками відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах, відомостями про сертифікати відкритих ключів, відповідний запит в електронній формі з використанням системи електронного документообігу чи у разі відсутності такої системи — на електронну адресу, розміщену на офіційному вебсайті відповідного уповноваженого суб’єкта.
У разі відсутності на офіційному вебсайті уповноваженого суб’єкта інформації про електронну адресу, запит про надання зразка підпису особи, яка підписала такий документ, та/або зразка відбитка печатки та/або штампу, проставленого на офіційному документі, в паперовій формі надсилається на поштову адресу відповідного суб’єкта.
Якщо під час перевірки документа, поданого для проставлення апостиля, посадова особа Міністерства юстиції сумнівається в його справжності, документ вважається підозрілим. Таке може статися, якщо:
- немає записів про державну реєстрацію актів цивільного стану у відповідному реєстрі;
- документ не зареєстрований у реєстрах нотаріальних документів або довіреностей;
- відсутня інформація про судові рішення у Єдиному державному реєстрі судових рішень.
У таких випадках Міністерство надсилає запит до органу або особи, яка видала документ, і додає скан його копії. Якщо у отримувача немає системи електронного документообігу, запит надсилається на електронну адресу, вказану на офіційному вебсайті відповідного органу.
У разі відсутності на офіційному вебсайті суб’єкта інформації про електронну адресу, запит про підтвердження, що офіційний документ виходив від такого суб’єкта, в паперовій формі з копією відповідного документа надсилається на поштову адресу відповідного суб’єкта.
Посадова особа Міністерства юстиції України у зв’язку з направленням запиту в зазначених випадках, зупиняє розгляд офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, на строк до одного місяця. Про зупинення розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, причини, що обумовили таке зупинення, посадова особа Міністерства юстиції України у день зупинення розгляду офіційного документа інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.
Зазначимо, що уповноважений суб’єкт, суб’єкт, від якого виходив офіційний документ, що викликає підозру у його підробці, зобов’язані у строк до 10 робочих днів з дня отримання запиту Міністерства юстиції України, розглянути відповідний запит.
За результатом розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні у випадках, передбачених Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав,
У разі відмови у проставленні апостиля у зв’язку з тим, що офіційний документ викликає підозру у його підробці, Міністерство юстиції України повідомляє про це правоохоронні органи для проведення перевірки таких відомостей та вжиття в межах їх компетенції заходів реагування відповідно до закону шляхом надсилання відповідного листа не пізніше ніж через 2 робочих дні з дня відмови у проставленні апостиля.
Варто знати, що проставлення апостиля здійснюється щодо кожного окремого офіційного документа за допомогою програмних засобів Реєстру. В разі виявлення в проставленому апостилі допущених граматичних, стилістичних описок та арифметичних помилок, посадова особа Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів Реєстру з власної ініціативи, у тому числі у випадку інформування про наявність таких описок / помилок посадовою особою відділу, Державної архівної служби України, нотаріусом, виправляє такі описки / помилки шляхом відкликання проставленого апостиля, що містить описки/ помилки, та проставлення нового апостиля на офіційному документі.
У разі виявлення в проставленому апостилі допущених граматичних, стилістичних описок та арифметичних помилок після видачі офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику, виправлення описки / помилки проводиться виключно на підставі заяви, поданої таким заявником у порядку, передбаченому для подання заяви про проставлення апостиля, до якої додається офіційний документ з проставленим апостилем. Повторна плата за проставлення апостиля у такому випадку не справляється.
Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, в паперовій формі посадова особа не пізніше наступного робочого дня з дня прийняття відповідного рішення інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.
Якщо заява про проставлення апостиля подається в електронній формі, результат розгляду відповідної заяви надається заявнику з використанням засобів Порталу Дія. У разі проставлення апостиля на офіційному документі паперовій формі посадова особа перевіряє такий апостиль на предмет допущених граматичних, стилістичних описок та арифметичних помилок та, у разі їх наявності, інформує про це Міністерство юстиції України. У разі відсутності описок / помилок, посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус візуалізує апостиль на окремому аркуші.
Офіційний документ в паперовій формі і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша з апостилем, та засвідчуються підписом відповідної посадової особи відділу, Державної архівної служби України, нотаріуса і печаткою. При цьому в разі відмови у проставленні апостиля посадова особа відділу візуалізує повідомлення про відмову у проставленні апостиля на окремому аркуші.
Офіційний документ в паперовій формі з проставленим апостилем, офіційний документ в паперовій формі та повідомлення про відмову у проставленні апостиля видаються заявнику чи його представнику посадовою або надсилаються поштовим відправленням. Отримання відомостей з Реєстру про проставлений апостиль здійснюються з використанням програмних засобів Реєстру.
Відомості про проставлений апостиль з відображенням документа чи сканованої копії документа (для документа, створеного в паперовій формі), на якому проставлено такий апостиль, надаються безоплатно за допомогою офіційного вебсайту Міністерства юстиції України, зокрема через QR-код, що розміщений під апостилем в додаткових відомостях, з можливістю подальшого їх завантаження.
Варто знати, що пошук відомостей про проставлений апостиль на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України здійснюється за сукупністю відомостей про його реєстровий номер, дату проставлення та контрольний код перевірки апостиля, що розміщений під апостилем в додаткових відомостях.
Радимо уважно підходити до подання документів на апостиль, особливо якщо вони призначені для використання за кордоном. Новий порядок проставлення апостиля робить процес більш прозорим і електронізованим, але водночас вимагає ретельної перевірки документів на справжність та відповідність вимогам реєстрів. Вкрай важливим є правильне оформлення заяв, а також дотримання строків та своєчасної оплати послуги. Слід користуватися електронними сервісами Міністерства юстиції та Порталом «Дія», щоб уникнути затримок і помилок. У разі підозри на підробку або неточності в документах важливо оперативно реагувати на запити від Міністерства та надавати необхідні підтвердження, адже це впливає на швидкість та результат проставлення апостиля. В цілому нові правила створюють чітку і передбачувану систему, але їх ефективність залежить від уважності та підготовленості заявника.
