В Україні поступовий перехід від паперових трудових книжок до електронного формату став важливою темою для мільйонів громадян, адже ці документи є основним підтвердженням трудового стажу, від якого залежить право на пенсійне забезпечення та соціальні гарантії. Ситуація ускладнюється тим, що чимало записів у старих книжках мають неточності, зроблені вручну, або ж узагалі відсутні через втрату чи пошкодження документа, що створює додаткові ризики для людей передпенсійного віку. Перехід до електронного реєстру покликаний розв’язати ці проблеми, однак на практиці він породив нові питання: хто відповідає за внесення даних, яким чином виправляти помилки та як захистити себе від можливих юридичних колізій у майбутньому.
Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери» прокоментували нашій редакції, які кроки варто зробити працівникам і роботодавцям у процесі оцифрування трудових книжок, як правильно перевірити інформацію у реєстрі та які документи необхідно зберігати для підтвердження стажу.
Не зважаючи на складний, пов’язаний з війною, Україна продовжує шлях до цифрових технологій та за підсумками в багатьох аспектах перевершує розвинені мирові країни. Одним з напрямків цифровізації в житті пересічних громадян є переведення в цифровий формат трудових книжок.
Головне, про що потрібно знати українцям – до 10 червня 2026 року вони мають обов’язково оцифрувати свої трудові книжки.
Зазначимо, що відповідно до ч. 2 ст. 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з метою обліку в електронній формі відомостей про трудову діяльність працівника страхувальник подає відомості про працівника щодо:
- переведення на іншу роботу (посаду),
- звільнення,
- поновлення на роботі,
- призупинення / поновлення дії трудового договору,
- про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії,
- складення присяги,
- належності або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок
- належності або неналежності осіб до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.
У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування зазначених відомостей, вони подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису. Проте чинним законодавством не передбачені санкції для роботодавця який не передасть скановані копії на вебпортал Пенсійного фонду України до 10 червня 2026 року. Ось чому кожному громадянину потрібно потурбуватися самостійно про те, чи проведена відносно нього дана процедура і як що ні, то зробити дані дії самостійно.
Річ у тім, що Законом України від 05.02.2021 року «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217), який набув чинності 10 червня 2021 року, внесено зміни до Кодексу законів про працю України (КЗпП) яким передбачено переведення обліку трудової діяльності працівників з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Таким чином, електронна трудова книжка є цифровим варіантом паперової трудової книжки.
Електронну трудову книжку було впроваджено для вдосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Впроваджені зміни направлені на комфортний доступ працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а надалі зможуть полегшити оформлення пенсії навіть без відвідування Пенсійного фонду України.
Відповідно до Закону №1217 «Прикінцеві та перехідні положення», включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України
Отже, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026 року. Особливо важливо оцифрувати трудову книжку для зарахування до страхового стажу періодів роботи до 2004 року. Самі ці роки знаходяться в найбільшій зоні ризику.
Варто знати, що згідно з діючим законодавством, оцифруванням трудової книжки можуть займатися:
- працівник особисто, шляхом відвідування територіального центру ПФУ;
- працівник через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису;
- роботодавець.
Тому для початку кожному громадянинові слід перевірити оцифрування власної трудової книжки. Це можна зробити онлайн наступним чином:
- увійти до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду або до мобільного застосунку «Пенсійний фонд»;
- в кабінеті слід обрати розділ «Електронна трудова книжка»;
- надалі перейти на викладку «Оцифрована ЕТК», щоб переглянути результати оцифрування.
Якщо громадянин раніше подавав звернення на оцифрування трудової книжки, статус виконання даної заявки він може переглянути у розділі «Мої звернення».
Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України за періоди до набрання чинності Законом №1217 одним із таких способів:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Скановані копії трудових книжок до Пенсійного фонду можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці на вебпорталі електронних послуг з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису або працівник, особисто, в сервісному центрі ПФУ.
Відповідно до встановлених норм, трудові книжки працівників зберігаються у роботодавців. Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавців підстав немає. Як же працівникові отримати трудову книжку аби пройти обов’язковий процес цифровізації та бути впевненим у збереженні трудового стажу? Немає жодних підстав для відмови працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Вимога повинна бути оформлена у вигляді відповідної заяви. Безумовно трудова книжка видається працівнику у разі його звільнення.
Відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом № 1217 з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.
Варто наголосити, що в пріорітеті є оцифрування трудових книжок наступних категорій працівників:
- яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше роки;
- у яких була трудова діяльність за період до 01 липня 2000 року.
Щодо цифровізації трудових книжок осіб, які вже є пенсіонерами. Чинні норми законодавства не містять вимоги, якими визначено подавати чи ні відомості про трудову діяльність з паперової трудової книжки працівників, які вже отримують пенсію. Саме тому скани трудових книжок пенсіонерів передавати не потрібно. Вся інформація про їх трудовий стаж вже є в Пенсійному фонді.
Іноді можуть виникати ситуації, коли роботодавець не має доступу до інформації про працівників, які є мобілізованими або з якими призупинено дію трудового договору. У таких випадках працівники можуть самостійно передати від скановані копії своїх паперових трудових книжок через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ.
Слід звернути увагу, що відомості з паперової трудової книжки передаються лише один раз. Таким чином, якщо паперова трудова книжка вже оцифрована, то повторно її оцифровувати не потрібно ані при прийнятті на роботу, ані при звільненні.
Однак у роботодавця відсутній обов’язок сканувати та передавати оцифровані відомості з паперової трудової книжки під час звільнення працівника до Пенсійного фонду.
Під час звільнення працівника, роботодавець повинен виконати вичерпний перелік справ та у день звільнення видати працівникові:
- копію наказу (розпорядження) про звільнення;
- письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні;
- провести з ним остаточний розрахунок.
На вимогу працівника, необхідно внести відповідні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
Як бачимо, цифровізація трудової книжки не є прямим обов’язком роботодавця під час звільнення працівника.
Також необхідно пам’ятати, що трудова книжка є головним документом для підтвердження стажу. Втім підтвердити трудовий стаж до 2004 року можна не лише через трудову книжку. Підтвердженням отриманого трудового стажу можуть слугувати довідки та виписки з наказів, дані персоніфікованого обліку, відомості про зарплату, письмові трудові договори та інші документи, що засвідчують період роботи.
Отже, після оцифрування трудової книжки громадянин може бути впевненим, що він не втратить стаж, якщо раптом його трудова книжка зазнає пошкоджень чи загубиться.
Хочемо попередити, що трудовий стаж не буде зарахований, якщо робота велася без офіційного оформлення, не сплачувалися внески після 2004 року або у трудовій книжці відсутні записи чи є помилки.
