Підтвердження факту, що особа є живою або перебуває в певному місці: нотаріальна дія, яка може мати вирішальне доказове значення

Нотаріальні дії не завжди пов’язані з договорами, спадщиною чи довіреностями. Інколи їхнє призначення полягає у фіксації обставини, яка на перший погляд здається очевидною, але без офіційного підтвердження не має належної доказової сили. Саме до таких дій належить посвідчення факту того, що фізична особа є живою або перебуває в певному місці. Ця процедура особливо актуалізувалася в умовах війни, вимушеного переміщення, перебування громадян за кордоном, втрати зв’язку між родичами, оформлення пенсійних, спадкових, аліментних, судових та інших юридично значущих питань.

Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери» пояснили, як у нотаріальній практиці посвідчуються факт того, що фізична особа є живою або перебуває в певному місці, хто має право ініціювати вчинення таких нотаріальних дій, які обставини враховує нотаріус під час встановлення особи і дієздатності заявника.

Закон України «Про нотаріат» передбачає, що нотаріус може посвідчувати не лише договори, довіреності чи спадкові документи, а й окремі юридично значущі обставини, які в певних ситуаціях потребують офіційного підтвердження. До таких нотаріальних дій належить посвідчення того, що фізична особа є живою, а також посвідчення перебування особи у певному місці. На перший погляд такі процедури можуть здаватися незвичними, однак у практичному житті саме вони іноді стають необхідним доказом для вирішення питань, пов’язаних із пенсією, спадщиною, судовими провадженнями, виплатами або підтвердженням правового статусу людини.

Потреба у такому свідоцтві може виникнути, зокрема, під час призначення або поновлення пенсії, коли органу чи установі необхідно отримати офіційне підтвердження, що особа є живою. Також воно може мати значення у справах про скасування рішення щодо визнання особи безвісно відсутньою або оголошення її померлою. Окремо такі документи можуть знадобитися для відкриття спадщини за кордоном, підтвердження наявності в живих одержувача аліментів чи інших виплат, а також як доказ у матеріалах цивільної або кримінальної справи.

За загальним правилом нотаріус посвідчує факт, що фізична особа є живою, на прохання самої фізичної особи. Якщо йдеться про малолітню особу або недієздатну фізичну особу, відповідне звернення подають її законні представники — батьки, усиновлювачі або опікун. У випадку з неповнолітньою особою чи фізичною особою, цивільна дієздатність якої обмежена, звернення подає сама особа, але за згодою її законних представників — батьків, усиновлювачів або піклувальника. Підтвердженням посвідчення таких обставин є свідоцтво, яке нотаріус видає заінтересованим особам. Оскільки порядок посвідчення того, що особа є живою, і порядок посвідчення її перебування у певному місці фактично є однаковими, ці нотаріальні дії доцільно розглядати разом.

Зазначимо, що для звернення до нотаріуса достатньо усного прохання фізичної особи. Законодавство не вимагає подавати письмову заяву з поясненням, для чого саме потрібне свідоцтво і до якого органу чи установи воно буде подане. Водночас принциповою умовою є особиста участь особи, щодо якої посвідчується відповідний факт. Звернення через представника за довіреністю у таких випадках не допускається.

Посвідчення може відбуватися як у приміщенні, яке є робочим місцем нотаріуса, так і поза ним. Це має значення для осіб, які через стан здоров’я, перебування в лікарні, установі відбування покарання або інші обставини не можуть особисто прибути до нотаріуса. У такому разі нотаріальна дія може бути вчинена за місцем перебування особи — вдома, у медичному закладі, відповідній установі чи іншому місці.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори або робочим місцем приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та реєстрі для реєстрації нотаріальних дій обов’язково зазначаються місце її вчинення, адреса, а також причини, з яких нотаріальна дія була проведена поза приміщенням нотаріуса. При цьому нотаріус не може здійснювати нотаріальну діяльність за межами свого нотаріального округу, крім випадків заміщення інших нотаріусів, прямо передбачених законом.

Варто знати, що посвідчувати такі обставини можуть державні нотаріуси, приватні нотаріуси, а також консульські установи України. Як і під час вчинення інших нотаріальних дій, нотаріус насамперед встановлює особу, яка звернулася за посвідченням. Для цього використовуються паспорт громадянина України, інший документ, що посвідчує особу та передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», національний паспорт іноземця або документ, що його замінює.

Під час встановлення особи нотаріус враховує, що не кожен документ із фотографією може бути використаний для вчинення нотаріальної дії. Зокрема, посвідчення водія, посвідчення особи моряка, члена екіпажу, особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, а також посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть використовуватися громадянином України для встановлення його особи під час вчинення правочинів.

Втім, окрему увагу нотаріус приділяє перевірці дійсності документів. Якщо документи були оформлені із застосуванням засобів Єдиного державного демографічного реєстру, їх дійсність перевіряється за цим реєстром. У випадку, коли особа звертається з паспортом громадянина України у формі книжечки, така перевірка за Єдиним державним демографічним реєстром проводиться за наявності сформованого щодо цієї особи унікального номера запису в реєстрі.

Для іноземних громадян, осіб без громадянства та осіб, які мають статус біженця, встановлення особи здійснюється на підставі документів, передбачених законодавством України. Якщо ж нотаріальна дія стосується особи віком до чотирнадцяти років, її особа встановлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьками або одним із батьків того, що ця особа є їхньою дитиною.

Не менш важливим етапом є перевірка цивільної дієздатності особи, яка звернулася до нотаріуса. Така перевірка здійснюється на підставі документів, що підтверджують вік особи, а також з урахуванням результатів розмови нотаріуса з цією особою. Нотаріус має переконатися, що заявник усвідомлює значення нотаріальної дії, її наслідки, зміст наданих роз’яснень, а також що воля особи відповідає її волевиявленню.

Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, він зобов’язаний звернутися до органу опіки та піклування за місцем проживання такої особи. Це робиться для встановлення факту відсутності опіки або піклування над відповідною фізичною особою. У випадках, коли нотаріус перевіряє цивільну дієздатність особи, яка ще не досягла вісімнадцяти років, але може мати повну цивільну дієздатність у зв’язку з укладенням шлюбу, він витребовує свідоцтво про шлюб. Саме цей документ підтверджує факт реєстрації шлюбу неповнолітньої особи.

Якщо фізична особа не досягла вісімнадцяти років, але є матір’ю або батьком дитини, нотаріус витребовує свідоцтво про народження дитини, у якому така неповнолітня особа записана матір’ю або батьком. Крім того, необхідним є рішення органу опіки та піклування про надання цій особі повної цивільної дієздатності, а за відсутності такого рішення — відповідне рішення суду.

Для особи, яка досягла шістнадцяти років і займається підприємницькою діяльністю, перевірка цивільної дієздатності має інший порядок. У такому разі нотаріус отримує відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань в електронній формі шляхом безпосереднього доступу до цього реєстру.

Відмітимо, що в разі звернення до консульської установи України перелік документів може бути окремим. Консульство, зокрема, може вимагати заяву встановленої форми, чинний паспорт громадянина України для виїзду за кордон та його копію, документ, що підтверджує адресу реєстрації в Україні, наприклад копію сторінки паспорта з пропискою або копію довідки про реєстрацію місця проживання як окремий документ.

Також до переліку документів може входити довідка з місця проживання за кордоном із зазначенням адреси реєстрації, видана українськими податковими органами довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків, тобто індивідуального податкового номера, в оригіналі та копії.

Для чоловіків віком від вісімнадцяти до шістдесяти років консульство може вимагати електронний військово-обліковий документ у роздрукованому вигляді з актуальними та достовірними даними, сформований не раніше ніж за сімдесят дві години до звернення до консульської установи. Достовірність такого документа консул перевіряє шляхом сканування коду у застосунку «Резерв+» зі смартфону заявника. Окремо слід враховувати і необхідність сплати консульського збору. У наведеному випадку його розмір становить 18 євро.

Текст свідоцтва, яке видається особі, оформлюється на спеціальному бланку нотаріального документа. Винятком є примірник, що залишається у справах нотаріуса. Форми таких свідоцтв передбачені Правилами ведення нотаріального діловодства. Зокрема, для посвідчення того, що дитина є живою, застосовується форма № 21 «Свідоцтво про посвідчення факту, що дитина є живою». За цією ж формою видається свідоцтво про посвідчення того, що недієздатна фізична особа або фізична особа, цивільна дієздатність якої обмежена, є живою.

Для посвідчення того, що фізична особа є живою, передбачена форма № 22 «Свідоцтво про посвідчення факту, що фізична особа є живою». Окремо Правилами передбачена форма № 24 — «Свідоцтво про посвідчення факту перебування фізичної особи в певному місці».

Свідоцтво про посвідчення факту перебування фізичної особи в певному місці містить місце видачі документа: місто, село, селище, район, область, а також число, місяць і рік видачі, зазначені словами. У тексті свідоцтва нотаріус зазначає свої прізвище та ініціали, статус державного або приватного нотаріуса, найменування державної нотаріальної контори або назву нотаріального округу.

У такому свідоцтві зазначається, що нотаріус посвідчує перебування конкретної фізичної особи у певному місці. Для цього вказуються прізвище, ім’я, по батькові особи, дата її народження, місце реєстрації або проживання, а також календарна дата, година і хвилини, коли особа перебувала у відповідному приміщенні за конкретною адресою. Крім того, в свідоцтві зазначається, що особу встановлено, а сама нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі. При цьому документ скріплюється печаткою нотаріуса та його підписом.

Радимо не відкладати звернення до нотаріуса або консульської установи, якщо для оформлення виплат, спадкових питань, судових процедур чи інших юридично значущих дій необхідно офіційно підтвердити факт життя особи або її перебування у певному місці. Таке свідоцтво слід оформлювати з урахуванням конкретної мети його подання, належних документів для встановлення особи та вимог органу чи установи, куди воно надалі подаватиметься.