Плануючи виїзд за кордон на тривалий час або остаточне переселення, громадяни України стикаються з необхідністю як побутової адаптації, так і юридичної підготовки. Одним з ключових питань, яке виникає на початковому етапі, є належне оформлення українських документів для їх визнання за межами України. Підтвердження факту народження, шлюбу, здобуття освіти, прав власності або повноважень через довіреність стає необхідною умовою для вирішення багатьох завдань у новій країні: отримання посвідки на проживання, реєстрації місця проживання, вступу до навчального закладу, працевлаштування або оформлення спадщини.
Про те, які існують особливості процедури апостилювання в Україні, які типові помилки найчастіше допускають громадяни при підготовці документів, на що звертати увагу під час вибору органу апостилювання, а також як змінюються вимоги в залежності від країни призначення, розповіли юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери».
Для того, щоб українські офіційні документи мали юридичну силу в інших державах, вони повинні пройти спеціальну процедуру легалізації. Найпоширенішим і найбільш спрощеним варіантом є проставлення апостиля — міжнародного засвідчення, яке підтверджує справжність підпису, печатки або штампа на офіційному документі. Однак апостилювання має чіткі правила, залежно від типу документа, місця його видачі, країни призначення і навіть форми оформлення. Неврахування цих нюансів може призвести до відмови у визнанні документів за кордоном, затягування процедур або потреби у повторній подачі.
Наразі адвокатами масово надаються послуги з отримання в суді рішення про розірвання шлюбу чи аліментів, їх апостилювання та відправка клієнтам за межі країни. Наприклад, у Німеччині місцеві соціальні органи вимагають підтвердження самотнього статусу жінок та утримання батьками неповнолітніх дітей для призначення відповідної державної допомоги. Ті, хто налаштований залишитися за кордоном назавжди розв’язують питання з легалізації дипломів про освіту чи отримання наукових ступеней. Втім, іноді державні органи інших держав просять надати з апостилем документи, яких у нас взагалі не існує, наприклад, довідку про те, що жінка або чоловік зараз не перебуває у шлюбі на території України.
Головне, про що потрібно пам’ятати громадянам України – для офіційного визнання виданих в Україні документів в інших країнах, потрібне їх міжнародне підтвердження. Процедурою такого визнання є проставлення апостиля – штампу, що підтверджує легітимність документа в країнах-учасницях Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем. Саме апостиль засвідчує справжність документа для міжнародного загалу, адже виступає своєрідним фільтром перевірки на юридичну достовірність.
Дана процедура регулюється «Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав», затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17.03.2023 №125/209/293/139/999/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.03.2023 за №478/39534.
Відповідно до чинних правил, апостиль в Україні може бути проставлений лише на певних категоріях офіційних документів, які чітко визначені. Йдеться про документи, які мають державне або нотаріальне походження, а також оформлені офіційними установами, наділеними відповідними повноваженнями.
Зокрема, апостиль проставляється на:
- документах, виданих судами України;
• документах, які оформлені органами юстиції, державними архівами, установами, що займаються виконанням покарань і пробацією;
• офіційних документах Міністерства освіти і науки України, його територіальних органів, центральних виконавчих органів, підпорядкованих або координованих через Міністра освіти, а також закладами освіти, підприємствами й організаціями, що надають освітні послуги або здійснюють іншу діяльність у цій сфері;
• документах, оформлених державними або приватними нотаріусами;
• офіційних свідоцтвах, які оформлюються на документах, підписаних фізичними особами у приватному порядку — наприклад, свідоцтва про факт, що існував на певну дату, або офіційні й нотаріальні засвідчення підписів;
• документах, виданих Міністерством внутрішніх справ України, його сервісними центрами або пунктами реєстрації Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг — акредитованого центру сертифікації ключів МВС;
• документах, оформлених Державною міграційною службою України, її територіальними органами й підрозділами, що стосуються питань імміграції, еміграції, громадянства, статусу біженців і протидії незаконній міграції;
• документах, які видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами;
• інших офіційних документах, які відповідають умовам апостилювання.
Водночас існує перелік документів, на які апостиль не проставляється, якщо йдеться про оригінали. До них відносяться:
- документи, що посвідчують особу й підтверджують громадянство України;
• документи, які підтверджують спеціальний статус особи;
• військові квитки;
• трудові книжки;
• дозволи на володіння зброєю;
• технічні паспорти на транспортні засоби;
• інші посвідчення, видані згідно з чинним законодавством України;
• оригінали або копії нормативно-правових актів, а також роз’яснення й висновки щодо їх застосування;
• документи, що мають характер особистого листування.
Зазначимо, що частину з цих документів все ж можна подати на апостилювання у формі нотаріально засвідчених копій. Це стосується:
- документів, що посвідчують особу й громадянство;
• документів про спеціальний статус;
• військових квитків;
• трудових книжок;
• дозволів на носіння зброї;
• технічних паспортів;
• інших посвідчень, оформлених відповідно до законодавства.
Щодо документів, виданих у радянський період, діє особлива норма: оригінали документів, які були видані органами колишніх союзних республік СРСР (за винятком УРСР), не приймаються в Україні для проставлення апостиля. Виняток зроблено лише для документів про освіту та вчені звання, виданих в УРСР. У всіх інших випадках апостиль може бути проставлений на нотаріально засвідчених копіях або перекладах таких документів, оформлених відповідно до вимог на території України.
Крім того, на документи, пов’язані з освітою і наукою, апостиль може бути проставлений на копіях або перекладах лише після того, як буде попередньо проставлений апостиль на оригіналі такого документа.
Що стосується документів, пов’язаних з правом власності на нерухомість, варто знати, що в Україні не передбачено проставлення апостиля на витяги з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, якщо вони надруковані на звичайному аркуші А4 без використання спеціального бланка, без підпису уповноваженої особи та без печатки. Якщо документ про майновий стан планується використати за кордоном, для того щоб його можна було апостилювати, потрібно звернутися до державного або приватного нотаріуса. Саме нотаріус може оформити відповідну заяву або афідевіт, які вже будуть підлягати проставленню апостиля.
Для проставлення апостиля необхідно надати:
- оригінал документа або копію, яка засвідчена у встановленому порядку;
• документ, що підтверджує оплату послуги з проставлення апостиля, або довідку, яка дає право на звільнення від оплати, або її нотаріально засвідчену копію;
• заяву від особи, яка подає документи.
Слід враховувати, що компетентний орган, до якого надійшли документи для апостилювання, перевіряє такі аспекти:
- чи підлягає конкретний документ процедурі апостилювання;
• справжність підпису, повноваження особи, яка його поставила, а також справжність печатки, штампа або QR/штрих-коду, які нанесено на документ.
Зазначимо, що в проставленні апостиля може бути відмовлено, якщо:
- не підтверджено, що підпис поставлено уповноваженою особою або не підтверджено повноваження цієї особи;
• документ не відповідає затвердженій формі або структурі, яка діяла на дату його видачі;
• текст документа частково або повністю пошкоджений і не читається;
• документ написаний або підписаний олівцем, або виготовлений факсом;
• в документі є виправлення, дописки, які не мають належного застереження;
• документ не належить до категорії, що підлягає апостилю відповідно до повноважень цього органу;
• орган не має доступу до зразків підписів, печаток, штампів або не може зчитати QR/штрих-код;
• підпис або печатка не збігаються з офіційними зразками або мають нечітке зображення;
• є обґрунтовані підозри щодо підробки документа;
• відомості, що містяться у документі про освіту чи науку, не збігаються з даними Єдиної державної електронної бази з питань освіти, або відсутнє підтвердження факту видачі документа;
• документ не відповідає вимогам до форми та змісту, що діяли на дату його оформлення.
З нашого практично досвіду, радимо при отриманні будь-якого офіційного документа, який потенційно може знадобитися для використання за кордоном, одразу попереджати орган, що видає цей документ, що він буде апостилюватися. Це дає змогу оформити його належним чином одразу, без подальших переробок. Нерідко, наприклад, рішення судів доводиться змінювати кілька разів для того, щоб Міністерство юстиції прийняло їх до апостилювання. Варто пам’ятати: будь-які виправлення або зміни в самому тексті апостиля не допускаються.
Часто люди не знають, до кого звертатися для проставлення апостиля. Це здійснюють виключно чітко визначені органи, залежно від типу документа:
- МВС України – на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними сервісними центрами (окрім документів, пов’язаних із освітою і наукою);
- Міністерство освіти і науки України – на документах, виданих у сфері освіти органами виконавчої влади, які координуються через Міністра освіти і науки, а також відповідними закладами освіти, установами й організаціями;
- Міністерство юстиції України – на документах, виданих органами юстиції, судами, державними архівами, а також нотаріусами;
- Державна міграційна служба України – на документах щодо міграції, громадянства, біженців та інших міграційних категорій;
- Державна податкова служба України – на документах, що видаються податковими органами;
- Міністерство закордонних справ України – на всіх інших видах документів.
Отже, за незнайомим для багатьох словом «апостиль» криється дуже важлива процедура, яка дає змогу громадянам однієї країни реалізуватися чи підтвердити свої права в іншій країні. Це не формальність, а юридична процедура, яка дозволяє українському документу «працювати» в іншій правовій системі. В багатьох випадках навіть незначні недоліки в оформленні або неправильне джерело видачі документа можуть стати підставою для відмови. Тому, перш ніж подавати документи на апостилювання, слід заздалегідь з’ясувати всі технічні й формальні вимоги та не соромитися уточнювати у посадовців, чи відповідає форма документа вимогам для подальшого апостилювання. Це заощадить час, кошти й нерви, особливо якщо документи потрібні для подання в терміновому порядку або за кордоном.
