Апостиль і консульська легалізація: в чому різниця та як не помилитися з процедурою

Питання визнання документів за кордоном або в Україні на практиці виявляється складнішим, ніж здається на перший погляд. У побутовому розумінні апостиль і легалізацію часто сприймають як майже тотожні процедури, однак насправді все залежить від країни походження документа, міжнародних договорів, мети його використання та навіть виду самого документа. Саме тому в одних випадках достатньо нотаріально засвідченого перекладу, в інших потрібен апостиль, а інколи без консульської легалізації документ не матиме юридичної сили.

Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери прокоментували, як визначити правильний порядок оформлення офіційних документів для використання за кордоном або в Україні, в чому полягає принципова різниця між апостилем і консульською легалізацією, коли міжнародні договори звільняють від додаткового засвідчення та чому навіть за відсутності вимоги щодо легалізації переклад документа все одно може залишатися обов’язковим.

Вже не для кого не є відкриттям, що використання  українських документів за кордоном як і іноземних документів в Україні зазвичай вимагає їх консульської легалізації чи апостилювання. Однак є випадки, коли відповідно до міжнародного законодавства документи визнаються без додаткового засвідчення.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Річ у тім, що деякі міжнародні договори України у сфері правових відносин і міжнародної правової допомоги у цивільних і кримінальних справах містять положення про те, що документи, складені або засвідчені компетентним органом однієї договірної сторони та підтверджені підписом уповноваженої особи й офіційною печаткою, є дійсними на території іншої договірної сторони без подальшого засвідчення.

Втім, звільнення офіційних документів від вимоги легалізації чи іншого додаткового посвідчення (апостиля) на підставі відповідних положень міжнародних договорів України не скасовує вимоги щодо необхідності  надання засвідченого перекладу документа на офіційну мову держави, на території якої документ пред’являється чи буде використовуватися. І це є цілком логічним. Водночас необхідно зазначити, що консульська легалізація чи апостиль засвідчують лише дійсність документа. Для визнання документів про освіту чи кваліфікацію особи недостатньо легалізації, чи апостилювання документів про освіту, наприклад диплома, а необхідно проходити процедуру нострифікації.

Нам часто клієнти задають цілком логічне запитання: чи є різниця між апостилем та легалізацією документів? На перший погляд,  ці обидва штампи засвідчують справжності документа. Втім,  саме апостиль діє в країнах, які підписали Гаазьку Конвенцію від 1961 року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Це понад 129 країн, серед них США, Канада, Туреччина, більшість країн Європи. У разі ж видачі документів в країні, яка не підписувала цю Гаазьку Конвенцію від 1961 року, в такому випадку документи  потрібно саме легалізувати. При цьому легалізація може дещо відрізнятись в залежності від країни.

Іноземні офіційні документи можуть визнаватися дійсними на території України у кількох різних порядках. Якщо документ виданий у державі, яка є учасницею Гаазької конвенції 1961 року, для його використання в Україні зазвичай потрібен апостиль. Якщо ж документ походить із держави, з якою Україна має відповідний двосторонній або багатосторонній міжнародний договір, додаткове засвідчення може взагалі не вимагатися. У тих випадках, коли документ виданий у державі, з якою немає таких міжнародних домовленостей, для його визнання в Україні, як правило, потрібна консульська легалізація. При цьому важливо розуміти, що єдиного універсального порядку для всіх країн не існує. Кожна держава самостійно визначає, який орган уповноважений проставляти апостиль або здійснювати легалізацію документів.

Таким чином обов’язково потрібно враховувати, що є низка країн, з якими Україна має двосторонні угоди, відповідно до яких документ є дійсним без апостилю чи легалізації, за умови надання його засвідченого перекладу українською мовою (Болгарія, Грузія, Естонія, Латвія, Литва, Монголія, Північна Македонія, Польща, Румунія, Узбекистан, Чехія тощо).  Тобто в таких випадках достатньо зробити переклад документа українською мовою та нотаріально засвідчити його.

Варто знати, що консульська легалізація офіційних документів є процедурою підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

Консульська легалізація надає документу можливість офіційно використовуватися за межами країни, у міжнародному правовому обігу. Водночас легалізувати можна не всі документи. Зокрема, легалізації не підлягають документи та акти, які суперечать законодавству України, можуть зашкодити її інтересам або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян. Також не легалізують оригінали, копії чи фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів, посвідчень водія, посвідчень особи, а також нормативно-правових актів і роз’яснень щодо їх застосування. Окремо слід враховувати, що не підлягають легалізації й документи, видані органами або посадовими особами з перевищенням їхніх повноважень.

Для подання документів на консульську легалізацію також встановлено окремі вимоги. Фізична особа повинна подати документ, що посвідчує особу, а також заяву про вчинення консульської легалізації. Юридична особа, своєю чергою, подає лист-звернення з проханням про вчинення такої процедури.

У разі  подання  заяви  представником  фізичної  чи юридичної особи подається  доручення  або  інший  документ,  що  підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб. При цьому консульську  легалізацію  справляється  консульський збір відповідно до Тарифів консульського збору,  що затверджуються Міністерством  закордонних  справ   України   за   погодженням   з Міністерством фінансів України.

Не  приймаються  на  легалізацію  документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження,  такі,  що написані  чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв’язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно. Підписи  посадових  осіб  та відбитки печаток мають бути чіткими.  Посвідчувальний  напис  повинен   бути   написаний   без підчисток,  вільні місця – прокреслені, дописки й інші виправлення – застережені.

Не  приймаються  на  легалізацію  документи,  засвідчені посадовими особами,  зразків підписів яких  немає  в  Департаменті консульської служби МЗС України,  Представництвах МЗС на території України, закордонних дипломатичних установах України.

На консульську легалізацію приймаються такі документи:

• оригінали: свідоцтв про  реєстрацію   актів   громадянського стану;  довідок  органів  реєстрації  актів  громадянського стану; документів  про  освіту  –  дипломів  та  виписок   із   залікових відомостей  (міжнародного  зразка),  свідоцтв  про  спеціалізовану підготовку  з  медицини,  дипломів  кандидата  та  доктора   наук; архівних довідок,  які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;
• інші офіційні документи  після  нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України також приймає на легалізацію окремі категорії офіційних документів. Йдеться, зокрема, про документи, крім документів комерційного характеру, які були складені та засвідчені на території іноземних держав уповноваженими органами влади і призначені для використання в Україні. Однак у такому разі вони мають бути попередньо засвідчені в міністерстві закордонних справ держави, де їх видано, а також у дипломатичному представництві цієї держави в Україні у встановленому порядку.

Також на легалізацію приймаються офіційні документи, які були складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні. Крім того, Департамент консульської служби приймає на легалізацію офіційні документи, складені та засвідчені компетентними органами держав, з якими Україна має двосторонні або багатосторонні угоди про правову допомогу, що передбачають відмову від легалізації офіційних документів, якщо такі документи призначені для використання у третіх країнах. У цьому випадку вони також мають бути засвідчені в дипломатичних представництвах відповідних держав в Україні.

Якщо йдеться про легалізацію в Україні свідоцтва про народження, виданого за кордоном, звертатися потрібно послідовно до кількох органів. Спочатку — до обласного управління Міністерства юстиції України, далі — до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, а після цього — до консульської установи або дипломатичного представництва відповідної іноземної держави на території України.

В іноземних державах процедура консульської легалізації відбувається за схожим з Україною алгоритмом.  Наприклад, у разі необхідності апостилювання українського свідоцтва про народження для пред’явлення за кордоном, можливі наступні варіанти:

1. Проставлення апостилю на документах ДРАЦС (свідоцтва про шлюб, народження, смерть, і т.д.) за письмовим зверненням, направленим поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України.
2. У разі перебування за кородоном звернутися до посольства чи консульства з проханням витребувати необхідний вам документ (дублікат такого документа) з печаткою «Апостиль».

Зазначимо, що закордонні дипломатичні установи України не мають права ставити апостиль.

Закордонні  дипломатичні  установи  України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави  перебування  або  консульського округу органами державної влади,  до   компетенції   яких   входить   проведення   процедури консульської   легалізації,   для  їх  подальшого  використання  в Україні.

У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів,  які складені та засвідчені в  Україні  та легалізовані  в  Департаменті  консульської  служби  МЗС  України, консульська  посадова  особа  здійснює   консульську   легалізацію представлених документів.

Не підлягають консульській  легалізації  офіційні  документи, складені  та  засвідчені  в  Україні  і  які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.

Закордонні  дипломатичні  установи  України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових  осіб  державних  органів, які входять до консульського округу держави перебування. При цьому консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам  України,  чинному  законодавству   України   і   країни перебування. Водночас вона не може легалізувати офіційні документи  і  доручення,  які видаються   іноземними   державами, незалежно  від того,  видаються ці документи на ім’я та на користь громадян  України  чи  іноземних  громадян,  якщо   ці   документи призначені  для дії на території іншої іноземної держави,  а не на території України.

Радимо перед поданням будь-якого документа за кордон або в Україні насамперед з’ясувати, яка саме процедура застосовується у вашому випадку: апостилювання, консульська легалізація чи визнання документа без додаткового засвідчення на підставі міжнародного договору. Важливо також завчасно перевірити вимоги до перекладу, нотаріального посвідчення, стану самого документа та компетенції органу, який його видав, адже помилка навіть на одному етапі може призвести до втрати часу, додаткових витрат і відмови у прийнятті документа.