Без черг і поїздок до суду: що потрібно знати про систему електронного правосуддя в Україні

Перехід судової системи в електронний формат став однією з найпомітніших змін останніх років, оскільки дедалі більше процесуальних дій — від подання позову до отримання судових рішень — здійснюються без особистого відвідування суду. Електронний підпис, електронний кабінет і підсистема «Електронний суд» поступово перетворилися з додаткової можливості на повноцінний інструмент участі в процесі, який особливо актуальний для тих, хто перебуває в іншому місті або за межами країни.

Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери», до яких звернулася наша редакція, прокоментували, як сьогодні в Україні працює система електронного правосуддя, якими є можливості підсистеми «Електронний суд» та електронного кабінету, і на що варто звернути увагу громадянам під час подання процесуальних документів в електронній формі.

Нові життєві реалії потребують нового підходу до звичайних сталих речей. Не обійшов цей процес і судову систему. Початок цьому було дано під час короновірусу, коли пересування було не бажаним, а процесу, що відбуваються в житті зупинити було не можливо. Надалі, с початком воєнних дій, враховуючи кількість громадян, які покинули країну потреба в цьому зросла в рази. Отже, розберемося, що таке електронне правосуддя.

Офіційно визначено, що підсистема «Електронний суд» (Електронний суд) – це підсистема ЄСІТС, яка забезпечує можливість користувачам у передбачених законодавством випадках відповідно до наявних технічних можливостей підсистеми ЄСІТС реалізованого функціоналу створювати та надсилати в електронному вигляді процесуальні чи інші документи до суду, інших органів та установ у системі правосуддя, а також отримувати інформацію про стан і результати розгляду таких документів чи інші документи.

Водночас підсистема «Електронний кабінет» (Електронний кабінет ЄСІТС, Електронний кабінет) представляє собою підсистему ЄСІТС, захищений вебсервіс, що має офіційну адресу в інтернеті (https://cabinet.court.gov.ua), який забезпечує процедуру реєстрації користувачів в ЄСІТС, а також подальшу автентифікацію таких осіб з метою їх доступу до підсистем (модулів) ЄСІТС у межах наданих прав.

Пояснимо це простими словами. Суду, аби прийняти від громадянина документи, потрібно його ідентифікувати. Адже практика знає випадки, коли позивач по справі від імені відповідача намагався подати до суду документ, який йому вкрай вигідний – заяву про визнання судового позову. Тому для того, щоб запобігти таким ситуаціям канцелярія суду, приймаючи документ ретельно перевіряє особу, яка подає документи. При цьому подати документи можливо через представника – за нотаріально завіреною довіреністю чи через адвоката, однак бувають випадки, коли це не можливо.

Раніше, під час пандемії суди йшли на зустріч та приймали якісь проміжні заяви просто через електронну пошту суду, але в даний час це майже ніхто не робить, або робить, але по особистому узгодженню між суддею та особою, від якої потрібен документ.

Є ще один варіант – відправка документів на адресу суду поштовими перевізниками. Але не завжди це можуть реалізувати особи, які знаходяться за кордоном, також суд не прийме в такому варіанті тут заяві від відповідача про визнання позову.Коли всі перелічені можливості вичерпані, як вихід із ситуації залишається Електронний суд. Єдине застереження – за кордоном, аби скористатися даним функціоналом іноді потрібен ВПН.

Отже, «Електронний суд» – це система, за допомогою якої учасники судових проваджень можуть створювати та надсилати до суду в електронному вигляді документи (позовні та інші заяви, клопотання тощо), отримувати інформацію про стан і результати розгляду цих документів, сплачувати судовий збір та брати участь у судових засіданнях в режимі онлайн. Тобто ця система дозволяє учасникам подавати до суду документи в електронному вигляді, не виходячи з дому або офісу. Електронні заяви є рівноцінними паперовим.

Задля роботи в підсистемі «Електронний суд» необхідно авторизуватися в цій підсистемі за допомогою електронного підпису. Суд направляє судові рішення, судові повістки, судові повістки-повідомлення та інші процесуальні документи учасникам судового процесу на їхні офіційні електронні адреси, вчиняє інші процесуальні дії в електронній формі із застосуванням Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи в порядку, визначеному цим Кодексом, Положенням про Єдину судову інформаційно-комунікаційну систему та/або положеннями, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів).

Зауважим, що адвокати, нотаріуси, приватні виконавці, арбітражні керуючі, судові експерти, державні органи, органи місцевого самоврядування та суб`єкти господарювання державного та комунального секторів економіки реєструють офіційні електронні адреси в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі в обов`язковому порядку. Інші особи реєструють офіційні електронні адреси в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі в добровільному порядку.

Особам, які зареєстрували офіційні електронні адреси в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі, суд надсилає будь-які документи у справах, в яких такі особи беруть участь, виключно в електронній формі шляхом їх направлення на офіційні електронні адреси таких осіб, що не позбавляє їх права отримати копію судового рішення у паперовій формі за окремою заявою.

Слід зазначити, що реєстрація в Єдиній судовій інформаційно-комунікаційній системі не позбавляє права на подання документів до суду в паперовій формі. Суд проводить розгляд справи за матеріалами судової справи у паперовій або електронній формі в порядку, визначеному Положенням про Єдину судову інформаційно-комунікаційну систему та/або положеннями, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів).

Якщо документи подаються учасниками справи до суду або надсилаються іншим учасникам справи в електронній формі, такі документи скріплюються електронним підписом учасника справи (його представника).

Для автентифікації в Електронному кабінеті користувач використовує чинний сертифікат відкритого ключа та особистий ключ кваліфікованого електронного підпису, що зберігається на захищеному носії особистих ключів або на звичайному носії інформації. Електронні документи створюються із застосуванням вбудованого текстового редактора шляхом заповнення форм документів, передбачених Інструкцією користувача Електронного суду, підписуються кваліфікованим електронним підписом (підписами) його підписувача (підписувачів) та надсилаються засобами відповідної підсистеми ЄСІТС.

До створених в Електронному суді документів користувачі можуть додавати інші файли (зображення, відеофайли тощо). Відповідні додані файли (додатки) підписуються кваліфікованим електронним підписом користувачів разом зі створеними в Електронному суді документами, до яких вони додаються. Технічні вимоги щодо форм електронних документів та їхніх додатків, обмеження щодо їхнього розміру, формату та інших характеристик встановлюються Інструкцією користувача Електронного суду. Отже, підсистема «Електронний суд» забезпечує можливість автоматичного надсилання матеріалів справ в електронному вигляді до Електронних кабінетів учасників справи та їхніх повірених.

Слід зазначити, що система працює в обидва боки. До Електронних кабінетів користувачів надсилаються у передбачених законодавством випадках документи у справах, які внесені до автоматизованої системи діловодства судів (далі – АСДС) та до автоматизованих систем діловодства, що функціонують в інших органах та установах у системі правосуддя. Документи у справах надсилаються до Електронних кабінетів користувачів у випадку, коли вони внесені до відповідних автоматизованих систем у вигляді електронного документа, підписаного ЕЦП, чи у вигляді електронної копії паперового документа, засвідченої КЕП відповідального працівника суду, іншого органу чи установи правосуддя.

Варто знати, що електронний підпис не може бути визнаний недійсним та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що він має електронний вигляд або не відповідають вимогам до кваліфікованого електронного підпису.

Ще раз наголошуємо – кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Таким чином, подання документу через Електронний суд заміняє особисте подання документу в паперовому вигляді через канцелярію суду.

Слід зауважити, що користування Електронним судом не є простим. Багато питань виникає навіть у досвідчених користувачів функціоналу. Проте, якщо мати час та заздалегідь розібратися з цим процесом, то основні прості дії з подання документу до суду цілком реально здійснити пересічному громадянинові.

Втім судова практика зазначає, якщо електронний документ підписаний накладенням електронного підпису, який забезпечує ідентифікацію фізичної особи,  але електронний підпис накладений без використання підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, а процесуальний документ направлений на офіційну електронну адресу суду, то відсутні правові підстави стверджувати, що такий електронний документ не підписаний. Отже, як варіант документ з ЕЦП відправлений на офіційну електронну пошту суду теж приймається. Це досить зручно, якщо до суду потрібно подати якусь одні чи дві заяви, або особа не є впевненим користувачем Електронного суду.

Звернення фізичної особи до суду через офіційну електронну адресу суду з процесуальним електронним документом, який підписаний електронним цифровим підписом, є належним та правомірним способом безпосереднього звернення до суду, що ототожнюється із безпосереднім зверненням до суду через канцелярію або традиційними засобами поштового зв`язку і має кваліфікуватися саме як безпосереднє звернення до суду.

Таким чином, на даний час громадяни мають можливість подати до суду документи наступними шляхами:

• в письмовій формі через канцелярію суду (в деяких випадках поштовими засобами);
• в електронному вигляді з використанням сервісу «Електронний суд», розміщеного за адреесю: https://cabinet.court.gov.ua/login, з попередньою реєстрацією офіційної електронної адреси (електронного кабінету) та з використанням власного електронного підпису;

3) в електронній формі з використанням електронної адреси та засвідченням кваліфікованим електронним підписом.

Такі варіанти можуть значно прискорити розгляд деяких справ, де відповідач згоден з позовом, але не має бажання (чоловік уникаючи зустрічі з ТЦК) чи змоги (жінка з дитиною знаходиться за кордоном під тимчасовим захистом) подати документи до суду. У справах про розірвання шлюбу користування електронними можливостями процесу скорочують розгляд справи з умовних 6-9 місяців до одного-двох місяців.

Отже, радимо заздалегідь подбати про отримання та належне зберігання кваліфікованого електронного підпису, уважно перевіряти кожен документ перед надсиланням до суду та не відкладати подачу процесуальних заяв на останній день, аби уникнути технічних збоїв чи втрати строків. Якщо ви не впевнені у правильності оформлення або способі подання документів, варто попередньо проконсультуватися з юристом, адже в електронному форматі діють ті самі процесуальні вимоги, що й у паперовому, і навіть незначна помилка може вплинути на подальший розгляд судової справи.