Численність внутрішньопереміщених осіб в нашій країні постійно змінюється, але на жаль, залишається достатньо високою. Хтось повертається на звільнені території, хтось навпаки виїзджає до безпечних місць. Теж саме стосується й наших громадян, які знаходяться за кордоном у зв’язку з воєнними діями. Але всіх поєднує одне – іноді люди вимушені покидати домівки майже в тому, в чому були одягнені, та не завжди мають змогу взяти з собою всі необхідні документи. Ситуації, коли документи, що підтверджують важливі факти про стаж роботи чи життєві обставини, втрачаються, на жаль, не рідкість. Це створює серйозні труднощі у підтвердженні своїх прав. Але чи справді все втрачено?
Юристи адвокатського об’єднання “Репешко і партнери” пояснюють, як діяти у подібних ситуаціях, які кроки зробити, аби зібрати відсутні докази, і які юридичні механізми використовуються для захисту ваших прав.
Серед багатьох нормативних актів існує дуже важливий документ – “Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсії за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній”, затверджений постановою Кабінету Міністрів України ще в 1993 році, але в вересні 2022 року до даного порядку було внесено ряд змін, що було обумовлено поточною ситуацією в державі в умовах воєнних дій, адже ситуації з втратою трудової книжки чи відсутності можливості внесення в неї відповідних записів про трудовий стаж набули чималих масштабів.
Як відомо, основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – персоніфікований облік), є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Зазначимо, що цифровий прогрес розповсюджується на усі сфери нашого життя, от же наразі документи можуть бути подані в електронному вигляді з накладенням електронного підпису. У разі коли документи про стаж роботи не збереглися, підтвердження стажу роботи здійснюється органами Пенсійного фонду України на підставі показань свідків. Докладніше про це трохи нижче.
Якщо у громадянина відсутня трудова книжка, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються:
- дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування,
- виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій,
- довідки,
- виписки із наказів,
- особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати,
- посвідчення,
- характеристики,
- письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання
- інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
За відсутності зазначених у цьому переліку документів для підтвердження стажу роботи приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.
Періоди роботи осіб, які займаються веденням особистого селянського господарства, зараховуються до стажу роботи за наявності:
- платіжних доручень,
- квитанцій установ банків,
- документів, що підтверджують поштовий переказ,
- інших документів про сплату страхових внесків або інформації Пенсійного фонду України про сплату страхових внесків (за наявності).
Важливо знати, що періоди провадження фізичною особою підприємницької діяльності зараховуються до стажу роботи за умови підтвердження:
- документами про сплату страхових внесків (платіжними дорученнями, квитанціями установ банків, документами, що підтверджують поштовий переказ,
- інформацією Пенсійного фонду України про сплату страхових внесків (за наявності).
Періоди провадження підприємницької діяльності із застосуванням спрощеної системи оподаткування, фіксованого податку, спеціального торгового патенту підтверджуються:
- свідоцтвом про сплату єдиного податку;
- спеціальним торговим патентом;
- документами про сплату єдиного податку, фіксованого податку, придбання спеціального торгового патенту (за наявності платіжних доручень, квитанцій установ банків, документів, що підтверджують поштовий переказ).
Періоди провадження фізичною особою підприємницької діяльності можуть підтверджуватися даними, наявними в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Як відомо, до трудового стажу в окремих випадках зараховується термін навчання. Період навчання за денною формою здобуття освіти у закладах вищої освіти (крім періоду навчання за денною формою здобуття освіти на підготовчих відділеннях у закладах вищої освіти), професійних навчально-виховних закладах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання.
За відсутності в документах таких відомостей для підтвердження періоду навчання за денною формою здобуття освіти приймаються довідки про тривалість навчання в навчальному закладі у відповідні роки за умови, що в документах є дані про закінчення повного навчального періоду або окремих його етапів.
Як підтверджується стаж роботи
Щодо підтвердження стажу роботи показаннями свідків, то тут необхідно зазначити наступне. За пунктом 17 Порядку за відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв’язку із стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.
У разі, коли в трудовій книжці є записи з виправленнями або недостовірні чи неточні записи про періоди роботи на підприємствах, в установах, організаціях або їх правонаступниках, розташованих на тимчасово окупованих територіях у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і м. Севастополі, стаж роботи, який дає право на пенсію, зараховується у порядку, визначеному Пенсійним фондом України за погодженням з Мінсоцполітики.
За відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені в пункті 17 цього Порядку, стаж роботи установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
У такому ж порядку підтверджується стаж роботи за відсутності документів у разі, коли підприємства, установи, організації або їх правонаступники розміщуються (розміщувалися) на тимчасово окупованій Російською Федерацією території України, в районі проведення антитерористичної операції або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації, а також на територіях територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають/перебували в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні), а також у разі, коли майно (документи) підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (незалежно від місця їх реєстрації на території України) розташоване на території України та/або пошкоджене чи знищене внаслідок воєнних (бойових) дій, терористичних актів, диверсій, спричинених військовою агресією Російської Федерації проти України, за умови документального підтвердження пошкодження чи знищення майна (документів).
У тих випадках, коли періоди роботи зараховуються до стажу роботи на підставі показань свідків, один із яких свідчить про роботу заявника за більший період, ніж інші, встановленим вважається період, який підтверджений двома або більше свідками.
У тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального стажу роботи приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників за відповідною формою. У довідці повинно бути вказано періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до яких включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка, в тому числі виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій.
Стаж роботи громадян України за її межами підтверджується документами, легалізованими відповідно до законодавства (крім роботи на території колишнього СРСР і держав, з якими колишнім СРСР було укладено угоди про соціальне забезпечення, до укладення відповідних двосторонніх угод).
Якщо ім’я, по батькові та прізвище, які зазначені в документі, що підтверджує стаж роботи, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом громадянина України або свідоцтвом про народження, факт приналежності цього документа даній особі може бути встановлено у судовому порядку.
У тих випадках, коли в поданому документі про стаж вказано лише роки без зазначення точних дат, за дату береться 1 липня відповідного року, а якщо не зазначено число місяця, то ним вважається 15 число відповідного місяця.
Як встановлюють інші обставини, якщо немає документів
Час догляду за особою з інвалідністю I групи, дитиною з інвалідністю віком до 16 років, а також пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду або досяг 80-річного віку, встановлюється на підставі:
- інформації про отримання допомоги, компенсації за догляд за такою особою, одержаної органами Пенсійного фонду України від органів соціального захисту населення, або акта обстеження фактичних обставин здійснення догляду;
- документів, що засвідчують перебування на інвалідності (для осіб з інвалідністю I групи і дітей з інвалідністю) і вік (осіб похилого віку і дітей з інвалідністю).
Акт обстеження фактичних обставин здійснення догляду складається органами Пенсійного фонду України на підставі відомостей житлово-експлуатаційних або інших організацій за місцем проживання (реєстрації), сільських, селищних рад, опитування осіб, за якими здійснюється догляд, та їх сусідів, інших даних.
Документами, які підтверджують перебування на інвалідності, можуть бути виписка із акта огляду медико-соціальної експертної комісії, медичні висновки, пенсійне посвідчення, посвідчення одержувача допомоги або довідка органів соціального захисту населення або Пенсійного фонду України та інші документи.
Документами, що підтверджують вік, можуть бути свідоцтво про народження, паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу.
Час догляду непрацюючої матері за малолітніми дітьми встановлюється на підставі:
- свідоцтва про народження дитини або паспорта громадянина України (у разі смерті дитини – свідоцтва про смерть);
- документів про те, що до досягнення дитиною 3-річного віку мати не працювала.
Документами, які підтверджують те, що до досягнення дитиною 3-річного віку мати не працювала є:
- виписка з трудової книжки;
- відомості про відсутність в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців інформації про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця, отримані в порядку взаємного обміну інформацією;
- інформація із системи персоніфікованого обліку.
Варто знати, що час тримання під вартою, час відбування покарання в місцях позбавлення волі та час перебування в засланні і на примусовому лікуванні зараховується до стажу роботи за наявності документів про реабілітацію (довідки суду, органів прокуратури чи досудового розслідування про закриття кримінального провадження або довідки суду про ухвалення виправдувального вироку).
Маємо надію, що ця інформація допоможе хоча б зорієнтуватися, з чого почати в тій ситуації, коли взагалі не розумієш, з чого почати у разі втрати документів.
