Проблема отримання документів з України та з-за кордону стає дедалі актуальнішою для мільйонів наших громадян. Люди, які виїхали через війну, навчаються або працюють за межами країни, стикаються з потребою витребувати довідки про народження чи смерть, документи про освіту, судові рішення, нотаріальні записи, медичні висновки та інші офіційні підтвердження. Зворотна ситуація також поширена: українцям, які залишилися вдома, необхідно отримати документи від закордонних установ. У сучасних умовах зробити це особисто не завжди можливо — перешкодою стають війна, небезпека дороги, бюрократичні бар’єри й особливості іноземних правових систем.
Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери» у коментарі для нашої редакції детально роз’яснили, які механізми отримання документів з України та з-за кордону діють на практиці, що для цього необхідно зробити, у яких випадках обов’язковим є проставлення апостиля чи проведення консульської легалізації.
Дійсно в останні роки кількість громадян України, які виїхали за кордон і прибувають з-за кордону до України б’є всі рекорди. Хтось виїхав назавжди з України та не бажає повертатися, бо тут вже нічого не тримає – домівка в окупації, родичі загинули. Хтось плекає надію назавжди залишитися за кордоном, сподіваючись на краще життя, а хтось вже навіть зробив вже не один крок на зустріч своїй мрії. Є й ті, хто хоче повернутися у рідну країну як тільки завершаться бойові дії, а дехто взагалі ще не визначився. У будь-якому випадку всіх перелічених громадян об’єднує одне – впродовж їх життя виникають ситуації та ще будуть виникати, коли чи то потрібно отримати документи з України, чи навпаки – з за кордону. При цьому не завжди варіант – сісти та приїхати, можливо і питання навіть не у витратах на дорогу.
Якщо ви проживаєте в Україні, то можете за сприяння Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України витребувати з-за кордону такі документи:
- дублікат свідоцтва про народження,
- дублікат свідоцтва про шлюб,
- дублікат свідоцтва про розірвання шлюбу,
- дублікат свідоцтва про смерть,
- документи, що підтверджують трудовий стаж, пенсійне забезпечення тощо.
Втім необхідно в першу чергу звернути увагу на наступне. Якщо між Україною та іноземною державою укладено договір яким встановлено інший порядок отримання згаданих документів, тоді процедура витребування відбувається відповідно до умов такого договору. Перелік чинних договорів можливо знайти на сайті Міністерства юстиції.
Зазначимо, що про міжнародно-правове співробітництво існують договори з Китайською Народною Республікою, Республікою Польща, Литовською Республікою, Естонською, Латвійською, Молдовською, Грузією, Урядом Сполученого Королівства Великої Британії і Північної Ірландії, Канадою, Узбекистаном, США, Турцією, Чеською Республікою, Республікою Болгарія, Кіпром та іншими країнами. Втім зазначені договори можуть стосуватися виключно окремих питань – як то кримінальні, та жодним чином не чіпати сімейні чи цивільні відносини.
У кожному конкретному випадку порядок отримання документів відрізняється, тому все необхідно з’ясовувати та уточнювати заздалегідь. Наприклад, дублікати документів із Держави Ізраїль можна отримати лише через посольство цієї країни в Україні, іншого шляху просто не існує. Водночас у США ситуація зовсім інша: дипломатичні канали для витребування таких паперів не працюють. Найзручніший і найшвидший спосіб отримати, скажімо, документ про смерть полягає у заповненні спеціальних форм безпосередньо на офіційних сайтах відповідного штату, що значно пришвидшує процес.
Щодо самої процедури витребування документів, то це консульська дія яка передбачає наступні кроки:
- заповнення анкет, що надсилаються заявникам на їхнє письмове звернення (бланк заяви встановленої форми);
- сплата консульського збору (120 гривень, відповідно до тарифів консульського збору, встановлених Положенням про консульський збір України);
- відшкодування витрат закордонної дипломатичної установи України та супутні витрати, передбачені законодавством іноземної країни (залежно від країни видачі документа ці витрати будуть різними – за апостиль, поштові збори тощо).
Ви можете витребувати виключно документи, які були складені саме на ваше ім’я. Документи, видані на ім’я іншої особи, можуть витребовувати лише ті особи, які мають на це право відповідно до законодавства.
Щодо отримання документів на ім’я іншої особи (мами, сина, подруги тощо), то відповідно до пункту 2 розділу ІІ Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства для оформлення запиту щодо витребування документів заявник подає до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництва Міністерства закордонних справ України на території України, дипломатичного представництва чи консульської установи України такі документи:
- заяву про витребування документів;
- оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору за розгляд заяви щодо витребування документів, або документ (копію), що надає право на звільнення від сплати;
- три примірники анкети на кожен документ окремо по витребуванню документів з-за кордону за зразком згідно з додатком 1 до цієї Інструкції;
- копію паспорта;
- копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребуються документи (у разі необхідності);
- оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання (на приклад за нотаріально посвідченою довіреністю).
Аби з’ясувати, як само можливо витребувати потрібний документ, для отримання детальних роз’яснень щодо процедури та бланків документів, які потрібно заповнити, необхідно звернутися через електронну пошту Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України – [email protected] листом довільної форми із зазначенням ваших ПІБ, контактних даних та суті питання (з якої країни та який документ вам потрібно витребувати).
У деяких випадках отримані за кордоном документи потребують додаткового підтвердження у вигляді апостиля. Важливо знати, що сама процедура апостилювання здійснюється виключно в Україні. Жодне консульство не має права проставити апостиль на документі — максимум, що можуть зробити дипломатичні установи, це передати папери в Україну для оформлення. Тому варто враховувати цей момент заздалегідь, щоб не витрачати час і не розраховувати на послуги, які фактично не надаються за межами країни.
Одним з найчастіших запитань наших клієнтів є питання, як отримати документи, видані в Російській Федерації чи ще за часів РРФСР. На жаль, можливості для цього зараз практично немає. Через повномасштабну агресію Росії проти України дипломатичні відносини між державами розірвано, українські консульські установи на території РФ не працюють, а жодна третя країна не представляє інтереси України в Росії. Це фактично унеможливлює будь-яке офіційне сприяння у витребуванні потрібних паперів дипломатичними каналами.
Єдиним реальним варіантом залишається допомога родичів або знайомих, які фізично перебувають у Росії та можуть отримати документи особисто і переслати їх. Водночас останнім часом з’явилася інформація, що в деяких посольствах РФ у третіх країнах пропонують послугу витребування потрібних свідоцтв в оригіналі з апостилем безпосередньо з Росії. Однак такі можливості потребують ретельної перевірки, адже офіційного механізму співпраці між Україною та Росією у цій сфері зараз не існує.
Що стосується зворотної процедури, тобто отримання документів з території України під час перебування за кордоном, існує кілька можливих шляхів. Найпоширеніший варіант — звернення до посольства чи консульства України в країні вашого проживання. Там можна оформити офіційний запит, який буде передано в Україну для витребування потрібного документа.
Крім того, частину питань можна вирішити самостійно, звернувшись безпосередньо до українських архівних установ. Для цього слід заповнити спеціальну анкету встановленого зразка та надіслати її на адресу потрібного архіву. Згодом відповідь або інформація про результати розгляду такого звернення надходитиме через відповідне українське консульство чи посольство. Це дозволяє отримати документи навіть без особистої присутності в Україні, хоч процедура й потребує часу та точності у заповненні даних.
Для звернення до посольства чи консульства потрібно підготувати наступні документи:
- анкету встановленого зразка у трьох примірниках на кожен документ окремо по витребуванню документів з України (анкета має заповнюватися виключно українською мовою, відповіді на запитання слід давати повні та точні);
- закордонний паспорт (оригінал, а також копія);
- копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);
- оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання (та ж довіреність посвідчена нотаріусом, або в консульській установі);
- актуальний військово-обліковий документ в електронному вигляді для чоловіків віком 18-60 років, сформований не раніше, ніж за 3 дні до звернення до посольства чи консульства через застосунок Резерв+ (роздрукований pdf-файл);
- підтвердження про сплату консульського збору (на сторінці посольства чи консульства за місцем вашого проживання ви можете ознайомитися з тарифами консульського збору та способами його сплати).
Варто знати, що державне мито, за засвідчення витребуваного документа штампом «Apostille» на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, сплачується в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства. Детальнішу інформацію ви знайдете на сайті посольства чи консульства за місцем вашого проживання за кордоном.
Зверніть особливу увагу на наступний момент! Аби отримати дублікат документа про вищу освіту та/або додатка до нього, треба подати письмову заяву до вишу, який видав документ. Це можна зробити особисто або через уповноваженого представника.
Крім того, в консульстві можливо поновити свідоцтво батьків багатодітної родини. Для оформлення запиту щодо витребування даного документу заявник подає до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, представництва Міністерства закордонних справ України на території України, дипломатичного представництва чи консульської установи України наступні документи:
- заяву про витребування даного документу;
- оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору за розгляд заяви щодо витребування документів, або документ (копію), що надає право на звільнення від сплати;
- три примірники анкети на кожен документ окремо по витребуванню документів з-за кордону за зразком згідно з додатком 1 до відповідної Інструкції;
- копію паспорта;
- копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);
- оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання).
Як бачимо, держава сприяє своїм громадянам в отриманні необхідних документів. Потрібно тільки знати куди звертатися, аби отримати той чи інший документ. Радимо завжди виходити з конкретної ситуації та заздалегідь уточнювати, який саме документ вам потрібен і в якій країні його потрібно витребувати. Умови й механізми відрізняються залежно від держави, тому немає універсального способу, який підійде всім. У будь-якому випадку не відкладайте вирішення питання, адже процес може бути тривалим, а правильно обраний шлях допоможе заощадити час і уникнути непотрібних витрат.
