Помилки в трудових книжках: як відстояти свої права на пенсію

Трудова книжка є не лише важливим документом, що засвідчує діяльність громадянина, алей ключовим елементом для розрахунку пенсійних виплат. Її записи використовуються для визначення стажу, кваліфікації та інших важливих аспектів, що впливають на розмір пенсії. Однак на практиці не рідкість, що трудові книжки містять помилки, які можуть серйозно ускладнити процес оформлення пенсії. Неправильні записи, неточності у відомостях або їх відсутність можуть призвести до затримок або відмов у призначенні пенсійних виплат.
Ці помилки можуть виникати з різних причин: від недбалого ведення документації до людських помилок при внесенні даних. Зокрема, це може бути пов’язано з неправильним зазначенням періоду трудової діяльності, помилками у найменуванні організацій або некоректними записами про посади та оклади. Такі неточності можуть суттєво вплинути на обчислення розміру пенсії, що, у свою чергу, веде до фінансових труднощів та соціальних проблем для особи, що виходить на пенсію.
Юристи адвокатського об’єднання “Репешко і партнери” прокоментували основні проблеми, пов’язані з трудовими книжками, процедури виправлення помилок, а також надали практичні рекомендації для тих, хто стикається з цими труднощами.
Окрім паспорта, усе життя громадянина України супроводжує ще один документ – трудова книжка. ЇЇ значення не можливо переоцінити, адже саме від її наявності та її оформлення належним чином залежить те, на що всі розраховуватимуть, коли настане пенсія. Щодо отримання та призначення пенсії існує багато нюансів, які залежать від того, ким, де та коли працювала людина. Але перше, про що спитають при зверненні до Пенсійного фонду при призначенні пенсії – це саме трудова книжка.
Але ось тут громадян й спіткають труднощі. Зазвичай тим, хто виходить на пенсію зараз більш ніж шістдесят років, а отже частина їх життя проходила за радянських часів. У зв’язку з цим та намаганням влади у ті часи уніфікувати документообіг з домінуванням російської мови, багато документів у громадян заповнено та виписано саме нею. Це б було можливо й не дуже страшно, аби надалі, коли Україна отримала незалежність не почали перекладати імена, прізвища та по-батькові громадян, причому на початку дев’яностих років це відбувалося “як Бог на душу покладе”.
Надалі при заміні паспорта правопис зберігався, але одне й те саме прізвище у різних осіб мало різні варіанти напису, залежно від його довжини та складності. При цьому та ж трудова книжка у деяких громадян по двадцять-тридцять років лежала у відділу кадрів на підприємстві й головне що турбувало – це саме те, що б підприємство працювала та в трудовій книжці був наявний відповідний запис про роботу на ньому.
Ще одна сторона того ж питання – жінки. Вступаючи у шлюб зазвичай жінка змінює прізвище на прізвище чоловіка та відповідно змінює паспорт. В трудову книжку вноситься запис про зміну прізвища, але іноді він виглядає як закреслене попереднє прізвище та рядом написане нове, а потім ще одне нове. Так життя й продовжується, поки з виходом на пенсію громадяни не відвідують Пенсійний фонд, де їх шокують “радісною” новиною про те, що не можуть підтвердити стаж для призначення пенсії, оскільки їх паспортні данні не збігаються з особистими даними зазначеними у трудовій книжці та рекомендують звернутися до суду.
При цьому найперше, що необхідно зробити особі, яка опинилась в даній ситуації – це отримати відмову Пенсійного фонду у письмовому вигляді з посиланням на те у зв’язку з чим не можливо зарахувати стаж для призначення пенсії. Без даної письмової розмови жоден суд розглядати справу не буде, а якщо й буде, то відмовить у задоволенні заяви і ви тільки згаєте час.
Отже, відмова Пенсійного фонду отримана. В паспорті особа, наприклад, зазначена як “Сергієнко”, в трудовій книжці як “Сергєєнко” – що робити далі? А далі потрібно звернутися з заявою до суду в порядку окремого провадження та встановлювати юридичний факт, що трудова книжка, яка виписана на прізвище “Сергєєнко” дійсно належить “Сергієнко”. Або “Сидоренко”, яка в дівочості була “Коваленко”, а за попереднім шлюбом ще й “Петренко”.
Ось показовий приклад – реальний громадянин, якому було надано рішення Пенсійного фонду про відмову у призначенні пенсії № 1234567890, оскільки страховий стаж становить 2 роки 15 днів. Пенсійним фондом не була врахована при обчисленні трудового стажу трудова книжка серія ЮЮ-І № 123456 від 07 вересня 1978 року оскільки по батькові власника трудової книжки на титульному аркуші зазначено “Генадьевич” що не відповідає паспортним даним заявника – “Геннадійович”.
Відповідно до ст. 62 Закону України “Про пенсійне забезпечення” основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Згідно з п. 2.2. Інструкції про порядок ведення трудових книжок від 1993 року до трудової книжки вносяться, зокрема, відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.
Відповідно до п. 2.11 та п. 2.12 Інструкції відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по-батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорту або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
У разі сумніву в належності трудової книжки особі внаслідок помилки, коли прізвище, які зазначені в документі, що підтверджує трудовий стаж, не збігаються з ім`ям, по-батькові або прізвищем особи за паспортом або свідоцтвом про народження, ураховуючи положення пункту 26 постанови Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637 “Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній” факт належності цього документа відповідній особі може бути встановлено лише у судовому порядку. Внесення виправлень на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої Наказом від 29.07.93 № 58, у таких випадках не передбачено.
Слід відмітити, що суд розглядає в порядку окремого провадження справи про встановлення фактів, якщо: згідно із законом такі факти породжують юридичні наслідки, тобто від них залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав; чинне законодавство не передбачає іншого порядку їх встановлення; заявник не має іншої можливості одержати або відновити загублений чи знищений документ, який посвідчує факт, що має юридичне значення; встановлення такого факту не пов`язується з подальшим вирішенням спору про право.
Заява фізичної особи про встановлення факту, що має юридичне значення, подається до суду за місцем її проживання.
Судовий збір за подання заяви про встановлення факту у 2024 році складає 605,60 грн.
Застерігаємо від легковажного відношення до звернення до суду. Іноді ми стикаємося з тим, що громадянин вважає, як що він подасть заяву, додасть до неї пару копій документів, то через місяць суд видасть йому рішення, ще й на його користь. Це не так. Звертаючись до суду саме ви повинні довести ті обставини у зв’язку з якими виникла необхідність звернення до суду. Саме від того, наскільки аргументована буде заява, залежить швидкість розгляду самої справи та задоволення заяви на користь громадянина.
В заяві про встановлення юридичного факту обов’язково потрібно зазначити для чого встановлюється факт – в нашому випадку це призначення та отримання пенсії. На додаток, в такій заяві зазначають зацікавлених осіб – ті органи чи особи до яких ви потім підете з рішення суду аби його реалізувати. За заявою про встановлення факту належності трудової книжки зацікавленою особою буде зазначене Головне управління Пенсійного фонду у відповідній області.
Ще одна стадія яку, потрібно врахувати та пройти – чи можливо без звернення до суду здійснити виправлення в трудовій книжці. У разі, якщо підприємство, в якому заводилась трудова книжка, або останнє на якому працював громадянин, існує й до нині, необхідно звернутися з письмовою заявою до підприємства, в якій попросити зробити належним чином засвідчене виправлення у трудовій книжці. До кого саме належить звертатися, залежить від того, коли та ким був внесений запис, який необхідно виправити. Якщо підприємство, організація чи установа не може цього зробити, то від них необхідно також отримати відмову у письмовому вигляді про неможливість здійснення виправлення. У разі ліквідації таких юридичних осіб або припинення їх діяльності для суду бажано мати відповідні письмові довідки про ці обставини.
Є випадки, коли записи в трудовій книжці можуть бути завірені печатками старого зразка які не містять коду ЄДРПОУ а от же не дають можливості зараз ідентифікувати наявність в державному реєстрі даної конкретної фірми як працюючої. Про ці обставини необхідно обов’язково зазначити в заяві.
Що саме надалі додавати до заяви про встановлення факту, залежить від того, які саме проблеми з правописом мають місце. Іноді питання вирішується дуже просто та наступним чином.
В Україні існує Українське бюро лінгвістичних експертиз НАН України, яке розташоване у м. Києві. Це Державне підприємство яке було створене відповідно до постанови Бюро Президії НАН України № 340 від 29 грудня 2004 р. Його діяльність саме скерована на розв’язання спірних питань, що виникають у сфері офіційно-ділового функціонування української мови, а також інших мов у правовому полі України. В своїй діяльності Бюро співпрацює з Українською національною комісією з питань правопису, науковими установами НАН України та інших відомств, Міністерством освіти і науки України, Міністерством юстиції України, іншими державними органами. Його висновки у своїй діяльності використовують нотаріуси, суди, адвокати. Зазначене бюро надає висновки про встановлення ідентичності записів прізвищ, імен, по батькові та інших власних назв.
Надання експертних висновків щодо ідентичності записів прізвищ, імен та інших власних назв здійснюється на підставі аналізу документів (надаються в копіях), що містять ці записи. Попередньо необхідно зв’язуватись з бюро та уточнювати у них, що до можливості надання висновку в конкретній ситуації. Зазвичай в тих же ситуаціях “Сергієнко – Сергєєнко” чи “Генадьевич – Геннадійович” бюро дає позитивні висновки які є для суду підставою в задоволення заяви.
Складніша ситуація, коли правопис має зовсім відмінну різницю, на приклад “Поліна – Пелагія”. В цьому випадку необхідно зібрати усі наявні документи – від свідоцтва про народження, до будь-яких довідок, дипломів, копій наказів тощо або прослідкувати де ж саме закралась помилка та довести факт належності трудової книжки, особливо як що частина документів видана російською мовою.
Між іншим, треба пам’ятати й наступне. Відсутність посилання чи неточних записів у первинних документах по обліку трудового стажу та нарахуванню заробітної плати на конкретну посаду, яку займав громадянин у той чи інший період його роботи у підприємстві за наявності належним чином оформленої трудової книжки, не може бути підставою для виключення вказаних періодів роботи з трудового стажу громадянина. Це дає йому право на призначення пенсії за віком, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та своєю чергою неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення громадянина його конституційного права на соціальний захист щодо розв’язання питань надання пенсії за віком. Про це зазначає Верховний Суд в постанові від 21.02.2018 року у справі № 687/975/17, де зазначено, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці.
Згідно з листом ВСУ 01.01.2012 р. “Про судову практику розгляду справ про встановлення фактів, що мають юридичне значення”, коли установи, які видали ці документи, не можуть виправити допущені в них помилки, громадяни мають право звернутися до суду із заявою про встановлення факту належності право встановлюючого документа. Проте, сам по собі факт належності документа не породжує для його власника жодних прав, юридичне значення має той факт, що підтверджується документом.
Таким чином, для заявника важливо не так одержання документа, як оформлення особистих чи майнових прав, що випливають із цього факту. Це означає, що в судовому порядку можна встановити належність громадянину такого документа, який є правовстановлюючим.
Відповідно до роз`яснення п. 12 Постанови Пленуму Верховного Суду України від 31 березня 1995 року №5 “Про судову практику в справах про встановлення фактів, що мають юридичне значення”, при розгляді справи про встановлення факту належності правовстановлюючих документів особі, прізвище, ім`я, по-батькові, місце і час народження якої, зазначені в документі, не збігаються з ім`ям, по-батькові, прізвищем, місцем і часом народження цієї особи, вказаними у свідоцтві про народження або в паспорті, у тому числі факту належності правовстановлюючого документа, в якому допущені помилки у прізвищі, імені, по-батькові або замість імені чи по-батькові зазначені ініціали суд повинен запропонувати заявникові подати докази про те, що правовстановлюючий документ належить йому і що організація, яка видала документ, не має можливості внести до нього відповідні виправлення.
Разом з тим, цей порядок не застосовується, якщо виправлення в таких документах належним чином не застережені або ж їх реквізити нечітко виражені внаслідок тривалого використання, неналежного зберігання тощо. Це є підставою для вирішення питання про встановлення факту, про який йдеться в документі, відповідно до чинного законодавства.