Посвідчення часу пред’явлення документа: маловідомий спосіб захистити свої права через нотаріуса

Нотаріус може знадобитися не лише тоді, коли потрібно оформити спадщину, довіреність чи договір. У його повноваженнях є менш відома дія — посвідчення часу пред’явлення документа. Вона допомагає зафіксувати, що певний документ, рукопис або заява вже існували у конкретний момент. Для людини це може стати важливим доказом, якщо згодом виникне спір про авторство, дату створення документа або першість у підготовці певних матеріалів.

Юристи адвокатського об’єднання «Репешко і партнери» прокоментували, як працює посвідчення часу пред’явлення документа, коли така нотаріальна дія може бути корисною, які вимоги ставляться до документів та чому перед зверненням до нотаріуса варто підготувати матеріали заздалегідь.

Зазвичай, коли люди звертаються до нотаріуса, найчастіше йдеться про звичні життєві ситуації: посвідчення договору, оформлення довіреності, складання заповіту або відкриття спадкової справи. Через це може скластися враження, що робота нотаріуса обмежується лише такими діями. Насправді ж Закон України «Про нотаріат» передбачає набагато ширше коло повноважень.

Відповідно до статті 34 цього Закону нотаріуси не лише посвідчують правочини, зокрема договори, заповіти, довіреності та вимоги про нотаріальне посвідчення правочину. Вони також вживають заходів щодо охорони спадкового майна, видають свідоцтва про право на спадщину, свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя або колишнього подружжя на підставі спільної заяви чи в разі смерті одного з подружжя, а також свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів або аукціонів, у тому числі тоді, коли такі торги або аукціони не відбулися.

Окремий блок повноважень стосується майна та його правового режиму. Нотаріуси вживають заходів для встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або особи, зниклої безвісти за особливих обставин; видають дублікати нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса; накладають та знімають заборону відчуження нерухомого майна, майнових прав на нерухоме майно, об’єктів незавершеного будівництва, майбутніх об’єктів нерухомості, права на які підлягають державній реєстрації, частки у праві власності на таке майно, а у випадках, встановлених законодавством, — і рухомого майна.

Також нотаріуси накладають заборону щодо відчуження грошових сум, що будуть зараховані заявником вимоги, визначеним відповідно до частини четвертої статті 65-2 Закону України «Про акціонерні товариства», на рахунок умовного зберігання, відкритий відповідно до зазначеного закону.

Не менш важливими є дії, з якими громадяни та бізнес можуть стикатися у щоденній практиці. Нотаріуси засвідчують вірність копій, фотокопій документів і виписок з них, справжність підпису на документах, вірність перекладу документів з однієї мови на іншу. Вони посвідчують факт, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту, факт того, що фізична особа є живою, факт перебування фізичної особи в певному місці, а також час пред’явлення документів.

Крім того, до повноважень нотаріусів належить передача заяв фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам, прийняття у депозит грошових сум та цінних паперів, вчинення виконавчих написів, протестів векселів і морських протестів, а також прийняття документів на зберігання.

Закон також передбачає, що на нотаріусів може бути покладено вчинення інших нотаріальних дій. Для більшості громадян далеко не всі з перелічених можливостей є очевидними або потрібними у повсякденному житті. Водночас серед них є одна нотаріальна дія, на яку варто звернути особливу увагу.

Зазначимо, що далеко не всі перелічені можливості можуть бути цікаві пересічним громадянам, втім є один пункт, на який варто звернути свою увагу. Стаття 83 зазначеного закону присвячена одній з дій – посвідчення часу пред’явлення документа. Вона зазначає, що нотаріус посвідчує час пред’явлення йому документа. На підтвердження цієї обставини нотаріус робить посвідчувальний напис на документі з зазначенням особи, що його пред’явила. Все. Більше нічого про даний вид нотаріальної послуги закон не зазначає, але чому це цікавий юридичний інструмент, яким майже ніхто не користується?

Далеко не кожна з перелічених нотаріальних дій є такою, з якою пересічна людина стикається у повсякденному житті. Однак серед них є одна можливість, яка заслуговує на окрему увагу, хоча на практиці про неї знають небагато. Стаття 83 Закону України «Про нотаріат» присвячена посвідченню часу пред’явлення документа. Її зміст доволі лаконічний: нотаріус посвідчує час пред’явлення йому документа, а на підтвердження цієї обставини робить на документі посвідчувальний напис із зазначенням особи, яка його пред’явила. На цьому законодавче регулювання цієї нотаріальної дії фактично завершується. Водночас саме ця простота і робить такий інструмент цікавим, адже він може бути корисним у ситуаціях, коли потрібно підтвердити не зміст документа, а сам факт його існування на певний момент часу.

Потреба в такому підтвердженні може виникати у різних обставинах. Якщо йдеться про документ, виданий установою, організацією чи підприємством, на якому зазначено дату та проставлено печатку, особливих питань зазвичай не виникає. Інша річ — документи, створені самою особою: рукописи, тексти, креслення, формули, описи ідей, технічні матеріали або інші результати інтелектуальної праці.

Ще приблизно чверть століття тому, коли законодавча база була іншою, молодим адвокатам на курсах підвищення кваліфікації пояснювали один із практичних способів захисту об’єкта інтелектуальної власності. Якщо людина самостійно написала книгу або створила винахід, що складався з формул, креслень чи інших матеріалів, їй радили запечатати ці документи в поштовий конверт і надіслати його самій собі. Після отримання такого відправлення конверт категорично не можна було відкривати.

Суть цього способу полягала в тому, що на дату відправлення поштою відповідний документ або твір уже існував. Дата його існування підтверджувалася поштовими штемпелями: датою прийняття поштового відправлення та датою його видачі відділенням пошти безпосередньо особі-автору. У такому запечатаному вигляді конверт мав зберігатися як своєрідна підстраховка на випадок, якщо в майбутньому виникне спір щодо авторства.

Такий спосіб не виключається і сьогодні. Проте розвиток законодавства та нотаріальної практики дає змогу вирішувати подібні питання швидше і зрозуміліше — через звернення до нотаріуса для посвідчення часу пред’явлення документа. Разом з тим звернення до нотаріуса з таким питанням має певні вимоги та обмеження, яких необхідно дотриматися.

Насамперед нотаріус повинен встановити особу, яка пред’являє документ. Встановлення особи здійснюється за паспортом громадянина України або за іншим документом, що посвідчує особу та передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». Також для цього може використовуватися національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, а також посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи.

Водночас для встановлення особи не можуть бути використані посвідчення водія, посвідчення особи моряка, посвідчення члена екіпажу, посвідчення особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, а також посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи.

Під час вчинення нотаріальної дії нотаріус також перевіряє дійсність документів за Єдиним державним демографічним реєстром, якщо такі документи були оформлені із застосуванням засобів цього реєстру.

Друга вимога стосується самих документів. Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які:

• не відповідають вимогам законодавства,
• містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи,
• мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення,
• тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження,
• документи, написані олівцем;
• порвані документи,
• документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності.

Нотаріус перед посвідченням особисто ознайомлюється зі змістом пред’явленого документа.

Тож, якщо у вашому випадку з документів, які посвідчують особу є тільки водійське посвідчення, а документ написаний олівцем, то вам залишається скористатися тільки старим перевіреним  засобом – відправити документ самому собі поштовим відправленням.

Нотаріус, посвідчуючи час пред’явлення документа вчиняє саме на відповідному пред’явленому документі посвідчувальний  напис. Аби нотаріус виконав зазначену дію особі потрібно лише звернутися до нотаріуса в усній формі – ніяких спеціальних чи особливих заяв в письмовому вигляді  з описом що посвідчується та для чого для цього не потрібно. Посвідчення відбувається нотаріусом незалежно від місцезнаходження, а також місця проживання особи, яка звернулась за вчиненням такої нотаріальної дії. Тож перебуваючи у будь-якій точці країни незалежно від місця проживання чи реєстрації будь який нотаріус може стати вам у нагоді.

Проте для того, аби посвідчення часу пред’явлення документа було вчинено нотаріусом, йому потрібно надати документ у двох примірниках. При цьому в разі, якщо документи, які посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення їх цілісності, із зазначенням кількості прошитих (прошнурованих), пронумерованих і скріплених аркушів, з проставлянням підпису та печатки нотаріуса. Тож підготувати сам документ для вчинення необхідної дії потрібно заздалегідь.

В цій процедурі один примірник видається заявнику, а другий залишається в справах нотаріуса. В разі подання одного примірника, нотаріус може виготовити його копію, яка потім залишиться у нотаріуса, але коли мова йде про пару аркушів це цілком можливо, але ті ж  великі креслення чи триста сторінок формул нотаріус не має фізичної можливості копіювати.

Якщо подано декілька документів, посвідчувальний напис вчинюється на кожному документі окремо і кожний з них фіксується в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій за своїм реєстровим номером.

Посвідчувальний запис нотаріус проставляє безпосередньо на документі із зазначенням особи, яка подала документ. Використання спеціальних бланків нотаріальних документів для вчинення цієї нотаріальної дії законодавством України не передбачено. Звернутися за вчиненням  даної нотаріальної дії можна як до державного, так і до приватного нотаріуса.

Хочемо окремо звернути увагу на те, що даний вид нотаріальної послуги не дуже розповсюджений, а нотаріуси є особами досить формалізованими та не люблять працювати з тим, що їм не знайомо чи може викликати багато запитань. Саме тому труднощі можуть бути в тому, аби знайти нотаріуса, який зголоситься виконати дану дію. Тому рекомендуємо в разі відмови одного нотаріуса, звернутися з аналогічним питанням ще до кількох, адже практика знає випадки, коли чотири нотаріуса можуть відмовити у вчиненні якоїсь дії, а п’ятий без проблем її виконає. Це суто людський фактор.

Також радимо не ігнорувати можливість нотаріально зафіксувати час пред’явлення документа, якщо дата його існування може мати значення в майбутньому. Перед зверненням варто перевірити документ, підготувати його у читабельному вигляді, зробити два примірники та мати належний документ для посвідчення особи.