Відновлення втрачених документів наразі є актуальним питанням, як ніколи. За даними з відкритих джерел від початку повномасштабного вторгнення російської федерації у 2022 році внутрішньо переміщеними особами стало 3,6 мільйона громадян. За даними Управління Верховного комісара ООН у справах біженців (УВКБ ООН), від початку війни за кордон виїхали понад 6,2 мільйона українців. Іноді виїзд з місця проживання зазначеними особами здійснювався в режимі екстреної евакуації, деякі українці постраждали неї. Крім того, у багатьох зруйновані будинки і квартири. Звичайно при таких умовах взяти з собою або зберегти вдається далеко не всі необхідні документи – договори дарування, купівлі-продажу, свідоцтва про право на спадщину, довіреності, свідоцтва про право власності тощо.
Чи можливо відновити втрачені документи та як це зробити, коментують юристи адвокатського об’єднання “Репешко і партнери”.
Зазначене питання перед усім регулюється Законом України “Про нотаріат”. У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування видається дублікат втраченого або зіпсованого документа.
Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу.
Дублікат заповіту може бути виданий зазначеним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подання ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача і свідоцтва про смерть померлого спадкоємця. Слід відзначити, що дублікати втрачених заповітів та довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації у Спадковому реєстрі, Єдиному реєстрі довіреностей.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву чи приватного нотаріуса про те що виданий дублікат даного документа.
Необхідно пам’ятати, що після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу.
Хто може видати дублікат документа:
- приватний нотаріус, який такий документ посвідчував;
- державний нотаріус відповідної державної нотаріальної контори;
- інші органи, які в деяких випадках мають право вчинять нотаріальні дії видають дублікати посвідчених ними документа, а саме:
- у сільських населених пунктах уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування;
- консульські установи.
Головним є те, що документ має бути засвідчений саме цим нотаріусом, або посадовою особою консульства чи органа місцевого самоврядування.
Хто має право отримати дублікат документа:
- особи відносно яких він вчинявся (сторони за договором, довіритель або повірений в довіреностях, спадкодавець чи спадкоємець як що спадкодавець вже помер та інші);
- правонаступники осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;
- спадкоємці осіб відносно яких він вчинявся;
- представники за довіреністю осіб відносно яких він вчинявся чи спадкоємців.
Отже, у випадку, коли особа знаходиться за межами України, а їй необхідно отримати дублікат нотаріального чи прирівняного до нього документу, необхідно в консульстві держави, де вона знаходиться, оформити довіреність на представника із зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату, в тому числі в державному нотаріальному архіві, з правом отримувати дублікати документів. Якщо особа знаходиться в межах території України, теж саме вона робить у будь-якого нотаріуса.
Слід знати, що нотаріус видає дублікати втрачених довіреностей, при їх видачі він перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей. При цьому дублікати втрачених довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, та має юридичну силу його оригінального примірника. Однак необхідно памятати, що дублікат втраченої довіреності, строк дії якої на день звернення до нотаріуса закінчився, не може бути виданим.
Чинним визнається дублікат, який:
- виготовляється на бланку, аналогічному оригіналу;
- містить ту саму інформацію яка є в оригіналі, тобто увесь текст посвідченого документа;
- містить відбиток печатки установи та підписи посадових осіб;
- містить у правому верхньому куті відмітку “Дублікат”.
Видача дубліката документа сама по собі є нотаріальною дією.
Аби отримати дублікат документа особа має подати наступні документи:
- паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України “Про Єдиний державний демографічний реєстр”;
- довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків;
- якщо за видачею дубліката документа звернувся представник на підтвердження своїх повноважень він має подати нотаріально посвідчену довіреність.
Спадкоємцям померлої особи дублікат документа видається виключно на запит нотаріуса, яким заведена спадкова справа та складає наступний пакет документів:
- запит нотаріуса,
- належним чином засвідчену копію свідоцтва про смерть
- належним чином засвідчені копії усіх необхідних документів, які підтверджують родинні відносини спадкодавця зі спадкоємцем.
Де можна отримати дублікат
Приватний або державний нотаріус видає дублікат за адресою розташування свого робочого місця, оскільки усі документи, які були посвідчені такими нотаріусами зберігаються саме у – у приватного за його робочім місцем, в державній нотаріальній конторі – за місцем розташування державної нотаріальної контори. У разі, коли приватний нотаріус припиняє з різних причин свою діяльність (смерть, припинення нотаріального свідоцтва, не бажання надалі займатись нотаріальною діяльністю) або ліквідується державна нотаріальна контора, то всі документи нотаріусами передаються на зберігання до державних нотаріальних архівів. Зазвичай в кожній області є свій обласний державний нотаріальний архів в якому можна отримати дублікати документів навіть 60-80 х років минулого століття. Державні нотаріуси в державних нотаріальних архівах видають дублікати і засвідчують вірність копій і виписок з документів, які зберігаються у справах цих архівів.
Державний нотаріальний архів видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб. Це заповіти, які прирівняні до нотаріальних та посвідчені капітанами суден, начальниками експедицій, начальниками госпіталів, начальниками установ покарань, та іншими особами визначеними законодавством, та дублікати заповітів та довіреностей, посвідчених особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати.
Важливо відмітити, що видача дублікатів документів не є безоплатною. У разі отримання документів у приватного нотаріуса, розмір плати визначається за домовленістю між нотаріусом та громадянином. Оплата додаткових послуг правового характеру, що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін.
Державні нотаріуси при видачі дублікатів документів стягують державне мито в розмірі, передбаченим чинним законодавством. Згідно з Декретом про державне мито розмір ставки за видачу дублікатів нотаріально посвідчених документів складає 0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян що зараз становить 0,51 грн, оскільки пунктом 5 підрозділу 1 розділу XX Податкового кодексу України визначено, що неоподатковуваний мінімум доходів громадян становить 17 грн. Перелік та розміри плати за додаткові послуги правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуги технічного характеру, що надають державні нотаріуси, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 06.12.2022 № 5441/5.
Але існують випадки коли отримати дублікат нотаріально посвідченого документа все ж таки не можливо з різних причин – ракета влучила в робоче місце нотаріуса, були втрачені та не передались до архіву документи нотаріальною конторою та інше. Якщо, отримання дубліката втраченого документа про право власності все ж таки є неможливим, а державна реєстрація прав була проведена на паперових носіях у роки, коли відомості про такі права ще не вносились до інформаційних систем та єдиних державних реєстрів – до 2013 року, то в таких випадках особі, аби підтвердити своє право необхідно звернутися до суду з відповідною позовною заявою. До суду можуть звернутись й спадкоємці особи у разі, як що вони не можуть оформити спадок у зв’язку із втратою право встановлюючих документів на ім’я спадкодавця. Єдине, що необхідно обов’язково зробити – це отримати від нотаріуса постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії – оформлення свідоцтва про право на спадщину у зв’язку із відсутністю документів та неможливістю їх відносити іншим шляхом.
Згідно зі статтею 392 Цивільного кодексу України власник майна може пред’явити позов про визнання його права власності, якщо це право оспорюється або не визнається іншою особою, а також у разі втрати ним документа, який засвідчує його право власності. Рішення суду при цьому стає право встановлюючим документом на нерухоме майно та вноситься до державного реєстру нерухомого майна.
Однак, на жаль судовий варіант відновлення документів більш тривалий за часом та коштує чимало грошей. За позовними заявами про визнання права власності необхідно зібрати ряд документів: зробити новий технічний паспорт, отримати довідку з бюро технічної інвентаризації, витяг з реєстру нерухомого майна – тільки це може сягнути суми до 10 000 грн. Надалі необхідно зробити оцінку нерухомого майна у сертифікованої особи, що також може коштувати до 2 000 грн чи навіть більше та сплатити від цієї оцінки судовий збір розмір якого 1% від суми оцінки, але на 2024 рік не менше 1211,20 грн. Робота адвоката з написання позовної заяви оплачується окремо. Строк розгляду справи судом залежить від дуже багатьох обставин – від того в якій частині країни розташований суд, до ступеня завантаженості судді. Слід зауважити, що для даної категорії справ судом встановлена виключна підсудність – справа може розглядатись тільки тим судом, на території якого знаходиться спірне нерухоме майно.
Отже, рекомендуємо дуже уважно ставитися до зберігання важливих документів, особливо тих, які посвідчують право власності. Заведіть окрему папку, бажано якщо вона буде водонепроникною та знаходитись у швидкому доступі. Попередьте усіх членів родини, навіть дітей, про її важливість. Іноді запобігти втраті документа простіше, ніж потім його відновити.
